Erfüllst Du die Voraussetzungen für die AEO-Zertifizierung? 8 Kriterien, die Du unbedingt kennen solltest!

Mit der AEO-Zertifizierung (auch „Zertifizierung zum Zugelassenen Wirtschaftsbeteiligten“) genießt dein Unternehmen im Zollverfahren besondere Privilegien und wird vom Zoll als ausgesprochen vertrauenswürdig eingestuft.

Aktuell wird der AEO-Status in der Schweiz, in Norwegen, Japan, den USA und der VR China anerkannt.

Drei verschiedene Varianten der Zulassung stehen dabei zur Verfügung, die unterschiedliche Vorteile und Bewilligungsvoraussetzungen mit sich bringen:

• AEO C bringt zollrechtliche Vereinfachung bei Ein- und Ausfuhr
• AEO S bietet Sicherheitserleichterungen – es werden beispielsweise kleinere Datensätze bei der Vorab-Anmeldung gefordert und das Unternehmen hat Anspruch auf unverzügliche Kontrollen
• AEO C/S, zuvor als AEO F bekannt, ist eine Kombination aus beiden Vorteilen und der höchstmögliche AEO-Status.

Egal, welche dieser drei Zertifizierungen du anstrebst: Bestimmte Voraussetzungen müssen in jedem Fall erfüllt sein. Bis auf zwei Punkte sind sie für jede Variante gleich.

Voraussetzung 1: Dein Unternehmen hält sämtliche Zoll- und Steuervorschriften ein

Wie bereits erwähnt, bescheinigt dir die AEO-Zertifizierung besondere Zuverlässigkeit und Vertrauenswürdigkeit. Und vertrauenswürdig bedeutet natürlich: Dein Unternehmen bzw. deine Mitarbeiter haben sich in den vergangenen drei Jahren keiner schweren bzw. wiederholten Verstöße gegen geltendes Zoll- und Steuerrecht schuldig gemacht.

Dies gilt übrigens nur im Wirtschaftsbereich – d.h. wenn einer deiner Mitarbeiter einen privaten Verstoß begangen hat, fließt das nicht in die Bewertung ein. Um die Zuverlässigkeit zu prüfen, darf der Zoll nach einem EuGH-Urteil aus dem Jahr 2019 die Steueridentifikationsnummer der Personen anfordern, die in deinem Unternehmen leitende Funktionen im Zollbereich übernehmen.

Voraussetzung 2: Für die AEO-Zertifizierung benötigst du eine lückenlose Buchführung

… und das nicht nur in finanzieller Hinsicht, sondern auch über Zoll- und Beförderungsunterlagen. Abschnitt 3 des AEO-Fragebogens fordert eine Rückverfolgbarkeit aller Aufträge, die dein Unternehmen ausgeführt oder beauftragt hat. In Abschnitt 4 musst du außerdem die Bonität deines Unternehmens über die letzten drei Jahre nachweisen.

Auch das spielt natürlich in den Aspekt der Zuverlässigkeit hinein. Mit der AEO-Zertifizierung sollen internationale Supply Chains abgesichert werden – und da kann es nicht sein, dass ein zertifiziertes Unternehmen nicht abgesichert ist oder illegale Geschäfte betreibt. Eine lückenlose Buchführung soll in diesem Sinne geeignete Zollkontrollen ermöglichen.

Voraussetzung 3: Deine Mitarbeiter bringen die nötige Erfahrung mit

Du präsentierst dich mittels AEO-Zertifizierung nach außen als verlässliches Unternehmen, doch hinter den Kulissen herrscht völliges Chaos? Keine schöne Vorstellung – aber auch gar nicht möglich. Denn um eine AEO-Zertifizierung zu erhalten, musst du auch nachweisen, dass deine Mitarbeiter über das nötige Know-how verfügen. In Zollverfahren involvierte Mitarbeiter müssen deshalb mindestens eine dieser Bedingungen erfüllen:

• Sie halten europäische Qualitätsnormen ein
• Sie verfügen über eine anerkannte Berufsausbildung im Zollbereich oder
• Sie haben schon mindestens drei Jahre praktische Berufserfahrung in zollrelevanten Tätigkeiten

Das führt uns direkt zur nächsten Bedingung.

Voraussetzung 4: Mit regelmäßigen Schulungen stellst du sicher, dass deine Mitarbeiter immer auf dem aktuellen Wissensstand sind

Nur wer immer auf dem aktuellen Stand ist, kann Zoll- und Steuervorschriften einhalten und Prozesse nicht nur compliant, sondern auch effizienter gestalten. Für deine AEO-Zertifizierung wird deshalb gefordert, dass deine Mitarbeiter regelmäßig geschult werden. Tust du das nicht und begehst du wiederholt und systematisch Fehler, drohen dir Bußgelder und der AEO-Status kann dir wieder entzogen werden.

Übrigens: Wir wissen, dass Zollschulungen ein eher unbeliebtes Thema sind. Wie du jedoch merkst, sind sie ungeheuer wichtig. Deshalb haben wir es uns zum Ziel gemacht, sie in der richtigen Dosis praxisorientiert zu vermitteln. Schau bei Gelegenheit einmal, welche Seminare wir anbieten!

Voraussetzung 5: Du hast einen Zollbeauftragten ernannt, der sich um alle Aspekte der AEO-Zertifizierung kümmert

Der Zollbeauftragte deines Unternehmens ist nicht nur direkter Ansprechpartner für Behörden, sondern auch für deine Mitarbeiter. Er verwaltet sämtliche Bewilligungen und Schulungen. Außerdem regelt er interne Audits, die im Rahmen des AEO-Zertifizierungsprozesses (und danach) anfallen. Auch der Zollbeauftragte muss natürlich das nötige Know-how für diese Aufgabe mitbringen, und so gilt für sie oder ihn ebenfalls: Mindestens drei Jahre praktische Erfahrung oder eine anerkannte Berufsausbildung im zollrelevanten Bereich.

– Die folgenden zwei Voraussetzungen gelten nur für eine Bewilligung zum AEO S bzw. AEO C/S –

Voraussetzung 6: Dein Unternehmen erfüllt die nötigen Sicherheitsstandards für diese Art der AEO-Zertifizierung

Wer Sicherheitserleichterungen anstrebt, muss seinerseits für Sicherheit im Unternehmen sorgen – und zwar in allen zollrelevanten Bereichen. So weist du nach, dass du die Anforderungen erfüllst:

1. Im Rahmen der Selbsteinschätzung zur Beantragung der AEO-Zertifizierung beantwortest du gezielte Fragen zur Sicherheit (Abschnitt 6) im organisatorischen, räumlichen und persönlichen Bereich.
2. Du legst Sicherheitszertifikate oder Sachverständigen-Gutachten vor.
3. Das Gelände deines Unternehmens wird überprüft, um physische Sicherheitsmaßnahmen zu begutachten.

Zu den physischen Sicherheitsmaßnahmen zählen Aspekte wie Abzäunung des Grundstücks, Zugangskontrollen, abschließbare Fenster/Türen und Kontrollsysteme wie Schlüssellisten. Wie du die Maßnahmen umsetzt, ist nicht vorgeschrieben – du musst lediglich sicherstellen, dass unbefugte Dritte keinen Zugriff auf zollrelevante Daten haben.

Organisatorische Maßnahmen sind Maßnahmen wie Zutrittsdokumentationen oder Notfallkonzepte für den Fall eines Einbruchs. Zu den persönlichen Maßnahmen gehört es, eine für Sicherheitsfragen zuständige Person zu benennen, Mitarbeiter zu überprüfen und jährlich zu schulen. Außerdem wichtig:

Voraussetzung 7: Du hast deine Handelspartner im Blick

Das größte Sicherheitsrisiko wäre wohl, mit den falschen Personen bzw. Organisationen zu arbeiten. Für deine AEO-Zertifizierung der Varianten S bzw. C/S solltest du deshalb regelmäßig prüfen, ob deine Handelspartner nicht zwischenzeitlich auf Sanktionslisten gesetzt wurden. Das gilt für alle Unternehmen, die indirekt oder direkt an deinen Zollprozessen beteiligt sind.

Voraussetzung 8: Du beantragst. Und zwar korrekt.

Eigentlich logisch – doch achte hier bitte auf einige Fallstricke, die das Verfahren verzögern könnten. Wir empfehlen, sich schon vorab mit deinem zuständigen Mitarbeiter des Hauptzollamts abzustimmen, um alle Fragen auch wirklich richtig zu verstehen. Was uns nämlich immer wieder auffällt, wenn wir Unternehmen bei AEO-Zertifizierungen unterstützen (vielleicht auch bald dich? Kontaktiere uns einfach!): Die Fragen der Selbstauskunft werden oft nicht zielgerichtet beantwortet.

Sieh den Fragenkatalog am besten als kleines Audit, um deine unternehmensinternen Zollprozesse noch einmal auf den Prüfstand zu stellen und im Zweifel neu zu definieren. Mache dann klare, konkrete Angaben – wenn nach einem bestimmten Prozess gefragt wird, reicht es, ihn kurz zu beschreiben. Es muss kein Essay sein.

Fazit: Für die AEO-Zertifizierung brauchst du vor allem ein gutes Projektmanagement

Auch wenn der Fragebogen zur Selbsteinschätzung umfangreich ist: Die wahre Schwierigkeit liegt darin, erst einmal alle Voraussetzungen zu erfüllen und sämtliche Informationen zusammenzutragen. Der AEO-Antrag verlangt deshalb im Endeffekt vor allem ein gutes Projektmanagement, da hier eine Zuarbeit aus den unterschiedlichsten Bereichen in deinem Unternehmen koordiniert werden muss.

Bereite dich also gut vor, bevor du das Formular ausfüllst. Rückfragen und kleine Verbesserungen sind zwar typisch. Doch wird dein Formular wegen zu grober Fehler, mangelhafter Informationen oder fehlender Voraussetzungen abgelehnt, darfst du dein nächstes Antragsformular erst nach drei Jahren einreichen und musst bis dahin auf die Vorteile einer AEO-Zertifizierung verzichten.

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