Die automatische Schnittstelle zum ELAN K2 – BAFA-Meldungen schnell und automatisch hochladen

Genehmigungspflichtige Exporte, für die Allgemeine Genehmigungen vom Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle genutzt (BAFA) werden, müssen halbjährlich über das Portal ELAN-K2 gemeldet werden. Das kostet Zeit, weil für jeden Vorgang viele Angaben erforderlich sind. Besonders mühsam ist es, wenn die nötigen Daten erst von verschiedenen Abteilungen zentral gesammelt werden müssen – Zeit, die man sich sparen kann, insbesondere wenn es um eine gewisse Masse an Meldungen geht.

Wer jetzt denkt, man lädt einfach die XLS hoch und schon ist es erledigt, der wird enttäuscht. Denn so einfach ist die automatische Datenübertragung dann doch nicht. Für dich sind XML und API bisher Fremdwörter? Nicht mehr lange.

So lief es bisher: Der „konservative Weg“ – BAFA-Meldungen auf manuelle Weise

Unternehmen, die meldungspflichtige Waren in bestimme Länder ausführen möchten, benötigen hierfür eine Exportgenehmigung. Eine solche Genehmigung, AGG ( national und für die EU ), wird von Amtswegen bekannt gegeben, und kann nach der Registrierung beim BAFA durch jeden Ausführer genutzt werden. AGGs sind eine Sonderform von Exportgenehmigungen und autorisieren den Ausführer, alle Ausfuhren, die die Voraussetzungen der jeweiligen Allgemeinen Genehmigung erfüllen, direkt zu exportieren. Die AGG bieten den Vorteil sofortiger Liefermöglichkeiten.

Wichtig ist zu beachten, dass jedes Unternehmen selbst für die Prüfung der Anwendbarkeit der AGG verantwortlich ist. Allerdings muss jedes Unternehmen beim BAFA eine halbjährliche Meldung einreichen, ob und welche Waren unter der AGG-Nummer exportiert wurden. Aber auch hier gibt es Ausnahmen. Nicht für alle AGG müssen diese Meldungen erfolgen. Es gibt verschiedene Arten von AGG, die sich je nach Zielland und Güterlistenposition unterscheiden. Das heißt, das Unternehmen gegebenenfalls mehrere AGGs beantragen müssen. Falls keine Ausfuhr erfolgt ist, muss eine sogenannte Nullmeldung abgegeben werden. Ob du für deinen Exportvorgang eine AGG verwenden kannst, erfährst du im AGG-Finder.

Je nach Umfang der Exporte unter solchen Genehmigungen müssen manuell viele Dokumente hochgeladen und Angaben zu Lieferdatum, Empfänger und exportiertem Gut sowie dessen Menge gemacht werden. Das kann einen Mitarbeiter schon mal mehrere Tage kosten.

Du bist nicht allein, wenn du dich fragst: Geht das nicht effizienter?

Stell dir eine Firmengruppe mit mehreren Unternehmen und vielen genutzten Allgemeinen Genehmigungen vor, die dann ans BAFA gemeldet werden müssen. Da kommen schnell einige Arbeitsstunden zusammen. Daher bietet das BAFA eine Schnittstelle, um die Daten auch automatisiert ins ELAN-K2 zu transportieren. Unter diesem Link findet ihr alle Informationen, die das BAFA dazu bereitstellt – sehr praktisch, wenn man sich etwas mit IT auskennt.

XML- und API-Schnittstellen als Upload? Geht das nicht auch per Excel?

Du fragst dich sicher auch: Was steckt eigentlich hinter den Begriffen, und warum kann man nicht einfach eine Excel-Datei hochladen? Hier unser kurzer Wissensinput zum Thema:
Zuerst müssen wir klären, was XML und eine API im Kontext dieser Schnittstelle eigentlich sind:
XML
Um die Daten für die BAFA-Meldung automatisiert ans ELAN-K2-System zu übermitteln, müssen sie zuerst ins sogenannte XML-Format gebracht werden. XML steht für Extensible Markup Language. Es ist ein hierarchisch gegliedertes, textbasiertes Datenformat. Das XML-Format bietet eine universelle Möglichkeit, Informationen und Daten zwischen Programmen oder Plattformen auszutauschen.
API
Eine API (Application Programming Interface) ist eine Schnittstelle, die es zwei Softwareprogrammen ermöglicht, miteinander zu kommunizieren. Der Einsatz einer solchen Technologie ist vor allem bei großen Datenmengen sinnvoll. Mithilfe einer API kann eine Schnittstelle zwischen einem unternehmensinternen Softwaresystem (ERP-System), wie beispielsweise SAP zu ELAN-K2, geschaffen werden. Über die API-Schnittstelle kann die Meldung dann direkt an das BAFA übermittelt werden.

So weit, so gut. Und wie funktioniert das jetzt mit der automatisierten BAFA-Meldung?

Ein Beispielprozess könnte nun so aussehen: Die für die die BAFA-Meldung notwendigen Daten sind im ERP-System, in Excel-Dateien oder in vergleichbaren Systemen gespeichert. Dann kann ein sogenannter „XML-Converter“ programmiert werden. Das heißt konkret, dass die Daten in die korrekte XML-Struktur, die vom BAFA vorgegeben ist, gebracht werden. Im Anschluss wird das fertige XML-Dokument automatisch mittels Schnittstelle (API) in das ELAN-K2-Ausfuhrsystem geladen. Somit werden die Meldungsdaten „per Kopfdruck“ an das BAFA übermittelt.

 

Der Vorteil des automatisierten Prozesses liegt ganz klar darin, dass eine manuelle und gegebenenfalls mehrfache Eingabe der Daten vermieden werden kann, wodurch der gesamte Prozess weniger anfällig für Fehler ist. Im Ausgangssystem selbst können idealerweise Feldvalidierungen hinterlegt werden, wodurch Falscheingaben vermieden werden können. Bei der Erstellung der XML-Dateien ist es zudem wichtig, die Dateien auf Korrektheit nach einem vom BAFA vorgegebenen Schema zu validieren. Wenn die Vorgaben erst einmal erfüllt sind, kann eine effiziente Lösung für alle künftigen AGG-Meldungen geschaffen werden.

Voraussetzung für eine Automatisierung des Prozesses ist die ordnungsgemäße Pflege aller relevanten Daten. Deshalb empfehlen wir ein zentrales Datensystem, um manuelle Datenübertragungen, die sowohl zeitintensiv als auch fehleranfällig sind, zu vermeiden.

Der Prozess nach dem Projekt

Nach dem Projekt gilt es zu ermitteln, wie der Prozess optimiert werden kann. Dafür solltest du festlegen, wie viel Zeit der Prozess für die Stammdatenermittlung zukünftig in Anspruch nehmen soll. Außerdem solltest du vereinbaren, wer im Unternehmen für die Pflege und die Überwachung der Stammdaten zuständig ist. Überlege auch, in welchen Systemen die Daten gepflegt werden. Unser Tipp ist dabei eine zentrale Datenpflege möglichst zu Beginn der Wertschöpfungskette.

Versuche auch im Auge zu behalten, welche Datensätze manuell und welche automatisch ermittelt werden. Falls die Datenermittlung automatisiert oder teilautomatisiert erfolgt, solltest du beachten, wie die „Maschine“ geprüft wird. Die Systeme sollten dabei auch auf entsprechende Feldvalidierungen geprüft werden.

Um die kontinuierliche Qualität der Stammdaten zu gewährleisten, solltest du alle paar Monate stichprobenartig (zum Beispiel per AQL-Audit) überprüfen, ob noch alle Datensätze auf dem neuesten Stand sind.

Ziel soll es sein, nach Projektende einen Prozess zu entwickeln, der effizient ist und zugleich hohe Qualität bringt.

Fazit

Das Erstellen von BAFA-Meldungen und speziell AGGs ist je nach Umfang des Unternehmens eine arbeitsintensive Aufgabe. Die Automatisierung der Prozesse bietet deshalb vielen Unternehmen eine effiziente Lösung. Es kann schon mal vorkommen, dass man sich von den vielen technischen Begrifflichkeiten zu Beginn abschrecken lässt. Allerdings ist der gesamte Prozess einfacher als man vermuten mag, wenn erst die relevanten Daten gesammelt zur Verfügung stehen und die technischen Vorkehrungen getroffen sind.