Digitale Führungskompetenz in Zoll- und Exportabteilungen in der Ära des Remote Work

Führungskompetenz ist im Zeitalter von Remote Work also wichtiger denn je. Aber was macht „digitale“ Führung aus? Wie kann man diese in der Praxis umsetzen, besonders in Bereichen wie Zollabteilungen, die stark vernetzt mit anderen Bereichen arbeiten müssen? Diesen Fragen wurde auf dem Zollwärts 2024 Workshop zur digitalen Führungskompetenz nachgegangen.

Führung: Ein integrativer Prozess oder eigenständiger Raum?

Führung braucht keine(n) extra Raum oder Kapazität

Manche vertreten die Ansicht, dass Führung kein eigenes Konzept, keinen separaten Raum benötigt. Gute Führung spiegelt sich in jeder Entscheidung wider, unabhängig davon, ob sie physisch oder digital erfolgt. Führung ist somit ein integrativer Bestandteil der Unternehmenskultur, die in jedem Prozess und jeder Handlung des Unternehmens allgegenwärtig ist. In dieser Sichtweise wird zwischen „Leitung“ und „Führung“ unterschieden:

• Leitung: Bezieht sich auf betriebliche Planungen, strategische Entscheidungen und organisatorische Aufgaben. Sie operiert eher auf einer quantitativen Ebene und ist direkt mit den Unternehmenszielen verknüpft.
• Führung: Ist eher auf die menschliche Ebene fokussiert. Sie unterstützt die Mitarbeiter im Berufsleben, fördert deren Wohlbefinden und berücksichtigt individuelle Bedürfnisse.

In dieser Perspektive sollte Führung ein natürlicher, begleitender Prozess sein, der den Mitarbeiter in jeder Situation unterstützt. Anliegen und Probleme sollten nicht aufgeschoben, sondern direkt adressiert werden.

Führung braucht mehr Kapazität und Raum

Die Gegenposition besagt, dass Führung durchaus spezifische Kapazitäten und einen eigenen Raum braucht, um effektiv zu sein. Schließlich geht es darum, auf die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeiter einzugehen. Gerade in einer Remote-Arbeitsumgebung, in der der persönliche Austausch erschwert ist, sollte genügend Raum für menschliche Interaktionen und zwischenmenschliche Kommunikation geschaffen werden.

In diesem Sinne ist es essenziell, Strukturen zu schaffen, die den Austausch ermöglichen, auch wenn man remote arbeitet. Führung darf nicht nebenbei passieren – sie muss gezielt und bewusst Raum erhalten. Andernfalls könnten wichtige Anliegen untergehen und die Arbeitsatmosphäre negativ beeinflusst werden.

Remote Work und die Rolle der Führung

Egal, welcher dieser beiden Ansätze präferiert wird, beide bringen eine zentrale Erkenntnis: Führung muss die Bedürfnisse der Mitarbeiter in den Mittelpunkt stellen. Besonders im Remote-Work-Kontext kann dies eine Herausforderung darstellen. Denn die physische Distanz erschwert es, direkt auf Konflikte oder individuelle Sorgen einzugehen. Dennoch sollten Führungskräfte sich bewusst sein, dass auch in einer digitalen Umgebung menschliche Bedürfnisse bestehen, die gehört werden wollen.

Hier stellt sich die Frage: Wie weit sind Zollabteilungen beim Thema Remote Work?
Zollabteilungen haben in der Regel eine besonders enge Verzahnung mit anderen Abteilungen wie Logistik, IT oder Compliance. Die Herausforderung, während der Remote-Arbeit effektiv zu kommunizieren und Prozesse abzustimmen, ist daher besonders groß. Die digitale Transformation bietet zwar Chancen, erhöht aber auch den Druck auf die Führung, eine enge Vernetzung und einen reibungslosen Informationsfluss sicherzustellen.

Schlüsselmaßnahmen für Führung in Zoll- und Exportabteilungen

• Regelmäßige Meetings: Halte wöchentliche digitale Meetings ab, um den Austausch zu stärken.
• Effiziente Tools: Nutze digitale Plattformen für Zusammenarbeit, wie Microsoft Teams oder SharePoint.
• Interdisziplinäre Zusammenarbeit: Fördere abteilungsübergreifende Meetings und Wissensaustausch.
• Mentoring: Implementiere Mentorenprogramme, um neuen Mitarbeitern Unterstützung zu bieten.
• Informelle Kommunikation: Ermögliche virtuelle Pausen und Teamevents, um soziale Interaktionen zu fördern.

Vernetzung in Zollabteilungen: Remote Work meistern

Eine große Herausforderung für Zollabteilungen im Remote-Work-Modell ist die notwendige enge Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen, z.B. Compliance oder Vertrieb. Wie kann dies gelingen, wenn die meisten Mitarbeitenden im Homeoffice sind? Hier sind digitale Tools unerlässlich, aber ebenso entscheidend ist eine gut durchdachte Struktur:

• Digitale Plattformen wie Microsoft Teams oder Slack sollten für die tägliche Abstimmung genutzt werden. Eine klare Regelung für die Verfügbarkeit und regelmäßige „Check-ins“ helfen, den Austausch aufrechtzuerhalten.
• Interdisziplinäre Meetings: Regelmäßige, abteilungsübergreifende Meetings sind wichtig, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf demselben Stand sind. Hier bieten sich Tools für gemeinsames Arbeiten an, z.B. Google Docs oder SharePoint.
• Mentale Gesundheit: In der vernetzten, digitalen Arbeitswelt sollte auch das Wohlbefinden der Mitarbeiter nicht vergessen werden. Führungskräfte müssen aktiv darauf achten, dass ihre Mitarbeiter sich nicht isoliert fühlen und genügend Möglichkeiten für informellen Austausch geschaffen werden.

Fazit

Die Herausforderung der Vernetzung liegt also nicht nur in der Technik, sondern auch im Beziehungsmanagement. Zoll- und Exportabteilungen müssen besonders in der Remote-Arbeitswelt gut vernetzt arbeiten. Mit regelmäßigen Meetings, klaren Kommunikationsstrukturen und dem gezielten Einsatz digitaler Tools kann eine effektive Führung auch in der Distanz gelingen. Wichtig ist es, Raum für sozialen Austausch zu schaffen und den menschlichen Aspekt trotz der digitalen Umgebung im Fokus zu behalten.