Zollagenten können von Unternehmen beauftragt werden, um die Zollformalitäten abzuwickeln. Damit treten die von lokalen Zollbehörden lizenzierten Einzelpersonen oder Firmen als Vermittler auf. Zollagenten helfen Unternehmen, die mit dem Import und Export von Waren und Dienstleistungen in Zusammenhang stehenden Anforderungen zu verstehen und sorgen für die Bereitstellung und Einreichung der notwendigen Dokumente und Zahlungen an den Zoll. Die Kompetenz der Zollagenten ist für Firmen, die im Import und Export tätig sind, eine wertvolle Bereicherung.
Dabei handelt es sich um eine komplexe Fragestellung, die eine detaillierte Bewertung erfordert. Unternehmen, die nur wenige Importe und Exporte verzeichnen und dabei aus zolltechnischer Betrachtung eher unkomplizierte Waren bewegen, können nach dem Erwerb der entsprechenden Fähigkeiten den Zollabfertigungsprozess durchaus selbst durchführen.
Firmen, die umfangreiche Import- und Exportströme über mehrere Regionen verzeichnen, sind mit der Beauftragung eines Zollagenten gut beraten. Zollagenten behalten bei komplexen Handelsvorgängen die Übersicht und helfen, damit verbundene Fehler zu vermeiden. Damit das Unternehmen leistungsfähig bleibt, ist eine nahtlose Lieferkette eine wichtige Voraussetzung. Werden Zollbestimmungen nicht eingehalten, kann der Warenfluss ins Stocken geraten. Das Auftreten von Fehlern und Verzögerungen kann wiederum Strafen und Reputationsrisiken mit sich bringen.
Die wirtschaftlichen Chancen und Möglichkeiten von Zöllen und Handelsbestimmungen können ohne die geforderten Kenntnisse nicht ausgeschöpft werden. Dies kann negative Auswirkungen auf die vom Unternehmen gezahlten Zölle und den Cash-Flow der Firma haben.
Ob die Beauftragung von Zollagenten hilfreich erscheint, ist auch vom Land, in das die Waren ausgeführt werden abhängig. So kann die Zollabfertigung in Russland ohne einen entsprechend zertifizierten Zollagenten gar nicht durchgeführt werden. Unter bestimmten Umständen erfordern auch Exporttätigkeiten nach Südafrika oder Brasilien den Einsatz von Zollagenten. In vielen weiteren Ländern herrschen komplizierte Zollvorschriften und es empfiehlt sich, einen Zollagenten einzuschalten.
Zollagenten übernehmen alle Aufgaben, die im Zusammenhang mit der Verzollung von Waren anfallen können. Dabei ist häufig die Interaktion mit weiteren Institutionen wie STABA, IHK oder BAFA notwendig.
Folgende Aufgaben umfasst das Tätigkeitsfeld von Zollagenten:
Die Aufgaben von Zollagenten sind weitreichend und umfassen alle Bereiche des Warenverkehrs.
Zollagenten leisten Unterstützung, wenn Waren aus Drittländern, die nicht Mitglied der EU sind, eingeführt werden müssen. Die Experten helfen bei der Verwaltung der Importdokumente, versehen die einzuführenden Waren mit dem passenden HS-Code, koordinieren Warenkontrollen und kümmern sich um die Abwicklung der Einfuhrabgaben.
Zollagenten unterstützen Firmen, die Waren aus der EU in ein Drittland einführen wollen. Dabei kann jeder Schritt der Zollabfertigung begleitet werden. Zu den Aufgaben zählen die Ausfertigung der Exportdokumente, die Klassifikation der Exportgüter oder die Verwaltung der Zölle.
Es kann umfassende Unterstützung bei verschiedenen Versandverfahren geboten werden, um eine reibungslose Zollabfertigung sicherzustellen. Zollagenten unterstützen beim Warentransport und erledigen die T1-Versandanmeldungen.
Nachfolgend geben wir einen Einblick in die Zusammenarbeit mit Zollagenten und nennen verschiedene Voraussetzungen und Befugnisse.
Seit der Anpassung des Zollsystems für Anmeldung und Ausfuhr im April 2008 dürfen Zollagenten nicht mehr auf eigene Rechnung und in eigenem Namen Anmeldungen zur Warenausfuhr vornehmen. Zollagenten arbeiten im Kundenauftrag und übernehmen bei Ausfuhrfragen eine Vertreterrolle. Die Erledigung von Zollformalitäten gilt als spezifische Tätigkeit, die in der Praxis häufig von Zollagenten übernommen wird. Zollagenten sind verpflichtet, als Vertreter des Exporteurs aufzutreten. Wird dies unterlassen, werden Zollanmeldungen nicht akzeptiert.
Laut Zollkodex der Gemeinschaften sind Ausfuhranmeldungen für den Exporteur an einige Verpflichtungen geknüpft. Neben der Gestellung der Ware muss das Ausfuhrzollamt eine Mitteilung erhalten, wenn die Ware das EU-Gebiet nicht verlässt. Dieses Vorgehen ist gesetzlich vorgeschrieben und damit für die ausführende Person oder deren Vertreter mit entsprechenden Verpflichtungen verbunden.
Damit ein Zollagent seiner Rolle als direkter Vertreter des Exporteurs gerecht werden kann, muss der Exporteur eine rechtsgültige Vollmacht ausstellen. Dem Dokument sollte entnommen werden können, wo der Auftraggeber seine Niederlassung hat, wer die Vollmacht im Namen des Auftraggebers unterschrieben hat und ob diese Person über eine Befugnis verfügt, diese Vollmacht zu erteilen. Unternehmen sollten dem Zollagenten als Nachweis einen Auszug aus dem Handelsregister vorlegen können. Wenn eine Privatperson einem Zollagenten eine Vollmacht erteilt, sollte eine Kopie von Personalausweis oder Reisepass vorgelegt werden.
Wenn es im Nachhinein erkannt wird, dass für die Vertretung als Zollagent die notwendige Befugnis fehlte, gilt die Ausfuhranmeldung als zu Unrecht akzeptiert und wird annulliert. Damit wird das komplette Ausfuhrverfahren für ungültig erklärt.
Entsprechend des Zollkodex der Gemeinschaften ist jedermann befugt, sich gegenüber den Zollbehörden direkt oder indirekt vertreten zu lassen. Direkte Vertreter können nur für Personen oder Unternehmen, die in der Gemeinschaft ansässig sind auftreten. Außerhalb der Europäischen Union ansässigen Exporteuren gestattet die Zollbehörde eine indirekte Vertretung. Bei direkter Vertretung wickelt der Zollagent in seiner Vertreterrolle alle Formalitäten und Handlungen, die in der Zollgesetzgebung auftreten, ab. Dies geschieht immer „im Namen und für Rechnung der vertretenden Person“. Im Hinblick auf die Zollgesetzgebung gilt der Anmelder als vertretende Person und ist damit derjenige, dem die Verpflichtung zukommt, für die Erfüllung der sich aus der Anmeldung ergebenden Verpflichtungen Sorge zu tragen. Der Zollagent kann als Person, welche die Zollanmeldung abgibt, strafrechtlich belangt werden. Der Zollagent kann allerdings nur für seine eigenen Handlungen haftbar gemacht werden.
Direkte Vertreter müssen der Buchführungspflicht nachkommen. Für jede abgewickelte Anmeldung sind die Original-Dokumente aufzubewahren. Die Frist hierfür beträgt sieben Jahre. In den Buchführungsunterlagen muss auch die Vollmacht der vertretenden Person enthalten sein. Die vertretende Person, die als Anmelder auftritt, ist ebenfalls verpflichtet, alle Unterlagen, die mit der Anmeldung in Zusammenhang stehen, aufzubewahren. Neben Abschriften von Unterlagen und Dokumenten, welche der direkte Vertreter mitführen muss, sollte auch an Original-Rechnungen, Frachtrechnungen oder kaufmännische Verträge gedacht werden. Zollagenten können auch die Buchhaltung als ergänzende Dienstleistung für das Unternehmen abwickeln. In diesem Fall sind gesonderte Vereinbarungen notwendig. Die Buchführung muss in jedem Fall dem Zoll zugänglich gemacht werden.
Quellen:
https://www.ups.com/de/de/supplychain/resources/glossary-term/customs-broker.page
https://de.wikipedia.org/wiki/Zollagent
https://www.airsupplycn.com/de/Was-ist-ein-Zollagent%3F/
