Ohne einen genauen Überblick über deine Ressourcen stößt du schnell an Grenzen

Stell dir vor, du bist zu einem Geburtstag eingeladen und willst einen Kuchen backen. Du suchst dir ein nettes Rezept raus, krempelst die Ärmel hoch und fängst an. Nachdem du schon Mehl abgewogen und Eier aufgeschlagen hast, stellst du fest: Die Hälfte der Zutaten fehlt. Nun hast du eine Menge Lebensmittel verschwendet und nicht mal annähernd einen Kuchen.

So oder so ähnlich ist es mit der Zollanmeldung. Wenn du zum Zeitpunkt der Zollanmeldung feststellst, dass deine Daten fehlen oder unzureichend sind, verschenkst du wertvolle Zeit und kannst im Zweifel nicht liefern. Auch die tolle Software, die eigentlich alles automatisch könnte ist dann nur halb so viel wert.

Bevor wir loslegen: Was sind Stammdaten genau?

Im Außenhandel ist das nicht anders. Trotzdem merken wir: Vielen Unternehmen fehlt die Übersicht, was ihre Ressourcen – ganz besonders ihre Daten – angeht. Wir sprechen hier vor allem von Stammdaten. Gute Stammdaten entscheiden nämlich darüber, ob deine Zollprozesse glatt über die Bühne gehen oder ob deine Lieferung während der Reise aufgrund einer falschen Nummer oder einer fehlenden Angabe hängen bleibt. Lass uns aber zunächst einmal klären, was Stammdaten eigentlich sind!

Kurz gesagt fällt darunter alles, was neben Absender-, Lieferanten- und Kundendaten noch außenwirtschaftlich wichtig ist:

  • Zolltarifnummer
  • Artikelbezeichnungen
  • Gewichte
  • Ursprungsländer
  • Exportkontrollrechtliche Prüfungen
  • Verbote und Genehmigungen
  • Zertifikate und ähnliche Unterlagen

Der ganze Komplex „Zoll“ ist also ein enorm datengetriebenes Thema. Deshalb ist es umso wichtiger, dass du alle Stammdaten sauber führst. Schließlich frisst es unnötig Zeit, wenn du für jede Zollanmeldung erst alle Daten mühsam zusammensuchen musst – und dann noch feststellst, dass die gar nicht mehr aktuell sind.

Viele Unternehmen greifen für ihre Prozesse auf Software zurück. An sich eine gute Sache. Denn warum sollten wir solche Tools nicht nutzen, um uns eine Menge händische Arbeit zu ersparen? Was dabei jedoch oft ausgeblendet wird: So ein Tool läuft nicht von allein! Automatisierung und Digitalisierung auf Knopfdruck gibt es nicht. Damit die Software wie gewünscht arbeitet, braucht sie gute Stammdaten.

Mit diesen Schritten sicherst du die Qualität deiner Stammdaten

Gute Stammdaten fallen jedoch wie die meisten nützlichen Dinge im Leben nicht einfach vom Himmel. Um die Qualität sicherzustellen, helfen dir vier Schritte.

1.  Prüfe, wie gut deine Stammdaten bisher sind

Als allererstes solltest du dir einen Überblick über deine Datensätze verschaffen. Hol dir dazu am besten einen Auszug aller aktiven Artikel aus deinem ERP-System. Wie viele davon sind überhaupt mit Zolltarifnummern gepflegt? Gleiche ähnliche Artikel ab, wirf einen Blick auf Auffangpositionen und Kategorien wie „Teile von X“. Wenn dein Unternehmen Luftfahrzeuge baut, fallen nicht automatisch alle Artikel im Lager unter „Teile von Luftfahrzeugen“.

Datensätze mit reihenweise ungültigen Zolltarifnummern sind ein typischer Fehler bei den Stammdaten! Besonders im Hinblick auf die jährlich anstehenden Änderungen im Zolltarif erleben wir oft, dass Änderungen nicht eingepflegt werden. Im System stehen dann beispielsweise Zolltarifnummern, die schon seit einigen Jahren ungültig sind. Das solltest du auf jeden Fall vermeiden – also wirf einen prüfenden Blick auf deine Stammdaten!

2. Arbeite deine Stammdaten ordentlich auf

Du hast beim ersten Schritt bemerkt, dass ein paar Daten nicht mehr aktuell sind? Dann solltest du sie im zweiten Schritt ordentlich aufarbeiten und strukturieren. Dieser Schritt ist übrigens auch besonders wichtig, wenn du deine Stammdaten in eine Software einpflegen möchtest.

Viele Unternehmen setzen sich einen sehr straffen Zeitplan für das große Projekt Digitalisierung und unterschätzen dabei den Aufwand, den diese Aufarbeitung mit sich bringt. Aus Zeitmangel bei den Stammdaten zu sparen, kommt dich später jedoch teuer zu stehen – häufig im wahrsten Sinne des Wortes, wenn eine Nachzahlung aufgrund mangelnder Informationen anfällt. Also nimm dir genügend Zeit für diesen Schritt!

3. Stecke dir ein realistisches Ziel

„Digitalisierung“ an sich ist ein sehr weitläufiger Begriff. Überlege dir deshalb konkret, was du mit der Digitalisierung deiner Außenhandels-Prozesse erreichen willst. Möchtest du automatisierte Abgleiche? Brauchst du Daten für ein Reporting? Wenn du weißt, wo deine Maßnahmen letztendlich hinführen sollen, kannst du gezielter darauf hinarbeiten. Es ist sinnvoll, diejenigen Themen als erstes anzugehen, die einen überschaubaren Aufwand und den größten Nutzen bringen.

4. Stelle kontinuierliche Qualität sicher

Letzter Schritt: Überlege dir, wie du auch zukünftig die Qualität deiner Stammdaten sicher stellst. Plane die nötigen zeitlichen Kapazitäten ein und prüfe alle paar Monate stichprobenartig, ob noch alle Datensätze auf dem neuesten Stand sind. Wenn du dabei Unterstützung brauchst, kannst du dich gerne an uns wenden. Wir haben die nötige Software, um das ganz automatisiert zu erledigen.

Vielleicht ziehst du sogar einen Audit durch die AQL-Methode (akzeptables Qualitätslevel per DIN-Norm) in Betracht. Ein solches Audit hat gleich zwei Vorteile: Du umgehst die Gefahr, mit einer internen Prüfung zu locker an die Sache heranzugehen – und die Ergebnisse sind objektiv, da sie auf einem statistischen Verfahren beruhen.

Fazit: Mit gepflegten Daten umgehst du einige Hürden der Digitalisierung

Gute Stammdaten sind das Fundament der Digitalisierung. Schiebe es also nicht zu lange auf, einen genauen Blick auf deine Datensätze zu werfen. Auch wenn die allererste Änderung ein großes Projekt wird, erleichtert es dir auf lange Sicht deutlich den Außenhandel. Weitere Tipps zur Korrektur und Änderung deiner Stammdaten findest du im Leitfaden. Außerdem bekommst du darin die wichtigsten Infos zu den Änderungen 2021! Lade ihn dir herunter und kontaktiere uns gerne, wenn du Unterstützung bei Digitalisierung und Qualitätsprüfung brauchst.