Digitale Ablage- wie du dein Dokumentenmanagement sicher im Griff behältst

Du kennst das – du leerst deinen Briefkasten, scannst Dokumente ein, legst sie in den dazugehörigen Ordnern auf deinem Laufwerk ab und führst nebenher auch noch eine physische Ablage. Zusätzlich erhältst du aber auch Unterlagen, Rechnungen oder Schriftstücke per E-Mail. Druckst du diese aus? Und was passiert mit dem ganzen Papierkram? Wie lange musst du das alles aufbewahren? An welche Vorschriften musst du dich da genau halten? Schlussendlich existieren dann plötzlich zwei Parallelwelten der Ablage.

Die fortschreitende Digitalisierung unserer Arbeitswelt ist ein starker Treiber beim Wandel von analogen zu digitalen Archiven. Die standortunabhängige Verfügbarkeit von digitalen Dokumenten und Informationen dient als Schmiermittel sowohl bei internen Arbeitsabläufen als auch in den Beziehungen zu allen Geschäftspartnern – inzwischen mehr denn je in Zeiten von Homeoffice und New Work. Durch automatische Archivierungsprozesse und die schnelle Verfügbarkeit von Informationen sparen wir viel Zeit und Geld.

Mit unserem Artikel wollen wir dir zeigen, wie du deine Dokumente rechtssicher und konform ablegen kannst und wie dein neugeschaffenes digitales Archiv als Basis für die Automatisierung von Geschäftsprozessen dient.

Gesetzliche Vorgaben der digitalen Ablage auf einen Blick

Entscheidet sich ein Unternehmen für die Einführung einer digitalen Archivierungslösung, müssen neben organisatorischen und technischen Herausforderungen auch die gesetzlichen Vorgaben erfüllt werden. Eine Archivlösung muss zum einen softwareseitig in der Lage sein die rechtlichen Vorgaben zu erfüllen, und auf der anderen Seite muss die Archivlösung entsprechend der gesetzlichen Vorgaben korrekt vor Ort eingesetzt werden.

Als Basis gilt hier das Handels- und Steuerrecht: Nach § 257 HGB sind Kaufleute verpflichtet geschäftsrelevante Unterlagen nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) aufzubewahren. Hier finden sich auch einige ganz grundsätzliche Voraussetzungen für die digitale Aufbewahrung von Unterlagen.

Ergänzend dazu wird in der Abgabenordnung in § 147 AO, in der vor allem die Fristen für alle steuerrelevanten Bücher und Aufzeichnungen beschrieben werden, ebenfalls die Möglichkeit der digitalen Aufbewahrung explizit erlaubt.

Die mit Abstand wichtigste Quelle für eine rechtskonforme digitale Archivierung sind die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Diese wurden mit einem Schreiben vom 28. November 2019 veröffentlicht und gelten seit dem 1. Januar 2020. Die Grundsätze und die Forderungen für deine Praxis sind:

• Grundsatz der Unveränderbarkeit – d.h. eine Aufzeichnung darf nicht so verändert werden, dass der originale Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Dies kannst du mit Systemen gewährleisten, die Änderungen nicht oder nur teilweise zulassen, sowie durch Zugriffsberechtigungen. Wichtig ist, dass Änderungen immer nachvollziehbar sein müssen, und das Original einsehbar ist.
• Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit – ein Prüfer muss einen softwareseitigen Zugang bekommen. Im Optimalfall kannst du einen Archivexport im Lesemodus erstellen.
•  Grundsätze der Richtigkeit, der Vollständigkeit und der Ordnung– deine Dokumente müssen alle einzeln abrufbar und sinnvoll inhaltlich abgelegt und benannt sein.
•  Internes Kontrollsystem– Stichwort: Verfahrensdokumentation, d.h. organisatorische Maßnahmen zur Einhaltung der Grundsätze müssen definiert sein.
•  Grundsatz des Datenschutzes– dein rechtskonformes Archiv muss sowohl ein sicheres Benutzermanagement mit Zugriffsbestimmungen enthalten, als auch ein Datensicherungskonzept, welches regelmäßig durchgeführt werden sollte.

Diese ganzen Vorgaben werden ergänzt durch die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und das Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen (GeschGehG). Die EU regelt seit 2018 den Umgang mit elektronisch verarbeiteten personenbezogenen Daten und Dokumenten, und auch den Schutz vertraulicher Geschäftsinformationen vor rechtswidrigem Erwerb oder Nutzung.

Papier ist geduldig- der Weg zur Digitalisierung deiner Dokumente

Durch den hohen Grad der Digitalisierung erfolgt ein großer Teil des Schriftverkehrs inzwischen auf dem digitalen Weg. Trotzdem existiert noch der klassische Schriftverkehr in Papierform. In vielen Unternehmen gibt es deshalb zwei getrennte Systeme, da eine Zusammenführung auf den ersten Blick problematisch erscheint. Diese Mischform von digitaler Ablage und Papierarchiv erzeugt aber seine ganz eigenen Probleme. Beispielsweise ist eine übergreifende Suche nicht möglich, da immer beide Systeme separat durchforstet werden müssen.

Um Dokumente und Informationen ein für alle Mal zu digitalisieren, empfehlen wir die folgende Strategie:

1. Identifikation aller Kanäle: über welche Kanäle – sowohl physisch als auch digital – gehen Dokumente und anderer Schriftverkehr ein.

2. Auswahl einer Software: im nächsten Schritt, sollte eine passende Software für das digitale Dokumentenmanagement (DMS) ausgewählt werden, welche die Anforderungen und Grundsätzen der GoBD erfüllt. Zudem ist es hilfreich, wenn die Software mit normalen Scannern kompatibel ist, um Investitionen in zusätzliche

Hardware zu vermeiden. Eine weitere wichtige Funktion ist Scan-to-E-Mail, mit welcher erstellte Dokumente automatisch in der Dokumentenablage gespeichert werden.

3. Archivierung in deiner Zollabwicklung: Grundsätzlich gilt, dass alle Unterlagen, die nach (Art. 163 UZK) einer Zollmeldung beigefügt werden, auch archiviert werden müssen. Die erforderlichen Unterlagen unterscheiden sich hier je nach Gestaltung des Geschäftsfalls.

Ausfuhranmeldungen und damit verbundene Dokumente wie das Ausfuhrbegleitdokument und der Ausgangsvermerk werden im System Export erstellt. Diese sind allerdings auch als PDF zum Vorgang mit abzulegen, obwohl sie im System nochmals archiviert werden.

Andere Dokumente im Bereich der Ausfuhr/Verbringung, die nach rechtlichen Vorgaben nicht archiviert werden müssen, sollten dennoch für den Fall einer Prüfung durch Behörden zur Nachvollziehbarkeit aufbewahrt werden.

Genehmigungen durch die Behörde (z.B. BAFA) als Urkunden mit einem Stempel müssen in Papierform archiviert werden.

 

Deine Vorteile eines digitalen Dokumentenmanagements

Vielleicht denkst du dir jetzt, dass die Umstellung auf ein digitales Dokumentenmanagement mit viel Zeit und Kosten verbunden ist. Tatsächlich ist es aber eine recht simple Aufgabe, die für eine drastische Arbeitserleichterung sorgen wird. Beispielsweise können Kollegen mit den nötigen Zugriffsrechten ortsunabhängig auf Dokumente zugreifen. Im gleichen Zuge erhöhst du damit auch die Datensicherheit und kannst entsprechend gesetzlicher Vorgaben Zeiträume zum automatischen Speichern oder Löschen von Dokumenten festlegen.

Wenn du hierzu Fragen oder Beratungsbedarf hast, helfen wir dir gerne weiter. Mit der richtigen Software und einem richtigen Partner ist der Wechsel auf eine vollständig digitale Ablage eine leichte Aufgabe.