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Vielschichtige Herausforderungen
Trotz des Bewusstseins um die Relevanz eines guten Stammdatenmanagements sind die Probleme damit nicht weniger rar. So sehen beispielsweiße 36 der 37 Workshopteilnehmer ein Verbesserungspotenzial bzw. -bedarf im Stammdatenmanagement ihres jeweiligen Unternehmens.
Die Gründe hierfür sind vielfältig, als zentrale Herausforderungen bzw. Problematiken werden u.a. angeführt:
- Fehlende oder unvollständige Daten (z.B.: fehlende Warenbeschreibungen)
- Falsche Daten
- Fehlendes Wissen (bspw. zur richtigen Deklarierung und Erfassung der Informationen)
- Unübersichtliche Datenstrukturen (z.B. zu viele Speicherorte)
- Fehlende Datentransfers zwischen den Abteilungen (z.B. zwischen Einkauf und Zoll)
- Unklare Zuständigkeiten hinsichtlich Bereitstellung, Erfassung und Weitergabe der Daten
- Fehlende Bereitschaft im Unternehmen das Thema Stammdatenmanagement anzugehen
Probleme hören nicht bei der Zollabteilung auf
Dass bei einem solchen Potpourri an Problemen einige Prozesse und Abläufe beeinträchtigt werden, liegt auf der Hand. Doch nicht selten besteht hier innerhalb von Unternehmen die Auffassung, dass etwaige Schwierigkeiten beim Stammdatenmanagement vllt ärgerlich sind, aber außerhalb der Zollabteilung nicht wirklich Tragweite haben.
Was zum einen wiederum die Problematik einer ausbleibenden Bereitschaft das Thema Stammdatenmanagement gesamtunternehmerisch anzugehen verhärtet, kann sich außerdem auch (entgegen einiger Erwartungen) spürbar negativ auf umfassendere Abläufe im Unternehmen bzw. Handel auswirken.
Die Konsequenz eines unzureichenden Stammdatenmanagements ist nämlich nicht selten, dass Lieferungen verzögert werden oder gar nicht durchgeführt werden können und dies wiederkehrend. Spätestens an dieser Stelle reichen die Konsequenzen eines unzureichenden Stammdatenmanagements also über die Belange der Zollabteilung hinaus.
Und wenn eine Beeinträchtigung des Handels nicht bereits ärgerlich genug ist, können bei einem Warenverkehr, der trotz falscher oder unvollständiger Stammdaten zustande gekommen ist, noch spürbar empfindlichere Konsequenzen aufwarten wie i.e. Bußgelder oder rechtliche Konsequenzen.
Hier zeigt sich also insgesamt schnell auf, dass ein nachhaltiges Stammdatenmanagement im Interesse des gesamten Unternehmens sein sollte, um einen reibungslosen Geschäftsbetrieb zu gewährleisten und möglichen Unstimmigkeiten zwischen den Abteilungen vorzubeugen.
Klare Lösungen
Während die Relevanz hin zu einem besseren Stammdatenmanagement nun also in alle Richtungen klar sein sollte, stellt sich natürlich die zentrale Frage der Lösungsansätze.
Da die aufgezählten Herausforderungen im Kontext des Stammdatenmanagements mannigfaltig sind, kann hier natürlich kein umfassendes Lösungsbuch präsentiert werden.
Allerdings gibt es einige Grundsätze zum Umgang mit Stammdaten, mit welchen einem Großteil dieser Einzelprobleme vorgebeugt werden kann.
1. Bereinigte Stammdaten & klare Datenstrukturen
Bevor man das eigene Haus neu dekoriert und einrichtet, muss erstmal sauber gemacht, Platz geschaffen und aufgeräumt werden. Anderenfalls findet man sich im Haushalt wahrscheinlich nur schwerlich zurecht und gefunden wird nur da, wo nicht gesucht wird.
Ähnlich verhält es sich auch bei unserem Datenhaushalt; bevor ein Haushalt geführt werden kann, muss einer angelegt werden. In diesem Sinne ist es elementar für ein gutes Stammdatenmanagement vorangestellt zwei Bedingungen herzustellen:
- Eine saubere Datengrundlage
- Eine klare, zentrale und einheitliche Datenstruktur
Ist das gegeben, kann schon mal einer Reihe von potenziellen Problemen vorgebeugt werden. So ergibt sich beispielsweiße bei fehlenden Daten direkt, woher diese normalerweise bezogen werden und wie mögliche Referenzwerte ausfallen.
Außerdem wird hier auch der Problematik von i.e. einer unübersichtlichen Anzahl an Datenspeicherorten vorgebeugt und etwaigen hieraus entstehenden Schwierigkeiten wie der Auffindbarkeit oder Zuordnung von Daten.
2. Zuständigkeiten definieren
Wenn die datenseitige Struktur sauber und klar aufgesetzt ist, gilt es nahezu im gleichen Zuge auch die personellen Strukturen klar zu definieren bzw. zuzuordnen.
Ist klar definiert welche Zuständigkeit im Stammdatenmanagement-Prozess auf welche Person, Rolle, Abteilung im Unternehmen entfällt, kann verlässlich und effizient gearbeitet werden. Denn gleichzeitig erlaubt eine solch klare Definition der Zuständigkeiten auch eine einfachere Identifikation und Aufklärung von möglichen aufkommenden Fehlern (z.B. unvollständige Daten).
In diesem Kontext kann es auch sinnvoll sein zu erörtern, inwiefern die aktuellen Rollen und Funktionen bereits ein suffizientes Stammdatenmanagement ermöglichen, oder ob es hier Anpassungen bedarf. In diesem Zusammenhang kann es bspw. auch hilfreich sein Funktionen miteinzubeziehen, die klassischerweise nicht im Stammdatenmanagement angesiedelt sind, wie i.e. Controlling. So kann möglichen Risiken und Fehlerketten in umgebenden bzw. nachfolgenden Prozessen vorgebeugt werden.
3. Hilfe zur KI-Selbsthilfe
Wenn diese datenseitigen und personellen Grundlagen im Stammdatenmanagement einmal etabliert sind, birgt das neben den bereits entstandenen Vorteilen auch das Potenzial für weitere Erleichterungen und Verbesserungen des Stammdatenmanagements in Form von bspw. KI-Tools.
KI-Tools im Kontext Zoll und Stammdatenmanagement sind ein heiß geschmiedetes Eisen, sie versprechen allem voran Effizienz und Sicherheit. Das Potenzial ist immens, stellt aber eben erst eine wirkliche Option dar, wenn eine saubere Datengrundlage gegeben ist; anderenfalls winken hier mehr Probleme als Lösungen.
Aktuell werden KI-Tools in diesem Kontext eher noch als eine optionale Hilfe im Stammdatenmanagement angesehen. Zwar wird ihnen bereits heute ein enormes Potenzial zugesprochen, eine Großzahl an Zollabteilungen arbeiten allerdings nach wie vor ohne größere KI-Unterstützung
Mit wachsender Menge und zunehmender Komplexität der Daten, wird die Einbindung von KI im Stammdatenmanagement bzw. -prozess für eine zukunftsfähige Zollabteilung jedoch unweigerlich.
4. „Communication is key“
Wir konnten nun also schon mal einige Ansätze und Grundsätze hin zu einem Stammdatenmanagement erarbeiten, womit auch große und komplexe Datenströme beherrschbar werden.
Damit sich diese Ansätze auch als tatsächliche Praxis etablieren können, bedarf es aber noch einer nicht minder wichtigen Kompetenz als saubere Datenstrukturen und/oder fortschrittliche (KI)-Tools.
Es bedarf der Kommunikation und dem Bewusstsein hinsichtlich der Relevanz und Vorteile eines ordentlichen Stammdatenmanagements. Und diese Kommunikation bzw. dieses Bewusstsein muss über die Zollabteilung hinausreichen.
Nur wenn auf strukturgebender Ebene wie i.e. dem Management ein Bewusstsein über die gesamtunternehmerische Relevanz eines ordentlichen Stammdatenmanagements vorhanden ist, können die benötigten Grundsätze und Strukturen für ein solches Stammdatenmanagement nachhaltig umgesetzt werden.
