KPIs in Zoll und Exportkontrolle: zielgerichtet informieren, steuern und überwachen

KPIs sind doch nur was für Controller aus dem Rechnungswesen. Die auf Compliance orientierten Bereiche Zoll, Außenwirtschaft und Exportkontrolle lassen sich doch nicht mit Key Performance Indicators (KPIs) messen, oder? Geht es in Zoll und Exportkontrolle denn nicht nur lediglich darum, für reibungslose Abläufe zu sorgen?

Aber wer beurteilt denn, ob alles reibungslos läuft? Wenn das Unternehmen keine Bußgelder zahlen muss, oder wenn es keine Auffälligkeiten bei Zollprüfungen gibt?

Viele Verantwortliche gehen davon aus, dass es in der Zollabteilungen keine Kennzahlen gibt. Das stimmt jedoch nicht. Gerade im Bereich Zoll, der so kritisch ist für den Unternehmenserfolg, können Kennzahlen uns helfen:

• Kosten zu überwachen
• Ressourceneinsätze messbar zu machen
• Die Qualität der Prozesse zu erfassen

Letzteres ist besonders für die Einhaltung der Compliance und einem internen Kontrollsystem eine wichtige Voraussetzung.

Wie Kennzahlen den Bereich Zoll und Exportkontrolle optimieren können

Bevor du dich auf die Kalkulation deiner Kennzahlen stürzt, macht es grundsätzlich Sinn, wenn du Dir im ersten Schritt vergegenwärtigst, was deine Kennzahlen denn überhaupt aussagen sollen.

Hier haben wir die wichtigsten Einsatzzwecke für dich zusammengefasst:

• Als Marketinginstrument deiner Zollabteilung

Du kannst aufzeigen, durch ein regelmäßiges Berichten, welche Vorteile deine Zollabteilung erreicht. Beispielsweise, wie viel Zölle werden gespart pro Quartal dadurch das ein besonderes Verfahren genutzt wird. Es gilt hier Einsparungen zu monitoren und zu berichten. Nach dem Motto „Tu gutes und sprich darüber!“

• Compliance und Risikomanagement für das interne Kontrollsystem (IKS)

Wie viele Importe müssen korrigiert werden von denen die monatlich oder im Quartal abgefertigt werden, diese Zahlen können auf eine schlechte Prozessqualität hindeuten. In diesem Kennzahlenfeld geht es darum, Fehlerquoten zu ermitteln zum Beispiel durch Stichproben

• Ressourcenmanagement

Die Zollabteilung bekommt immer neue Aufgaben zusätzlich und hat die Herausforderung das mit bestehendem Personal zu machen. Kommt dir das bekannt vor? Dann solltest du die Prozesse und Vorgänge erfassen. Du kannst zum Beispiel auf veränderte Fallzahlen aufzeigen, dass das mit bestehendem Personal nicht möglich ist. Wenn auf einmal die Exporte steigen, oder die Embargoprüfungen zu nehmen, die Ihr in Eurer Abteilung umsetzen müsst.

• Kostenkontrolle

Kennzahlen müssen kompliziert sein? Nein, oftmals ist es auch sinnvoll Zahlen und Kosten zu erfassen und in Vergleiche zu setzen, um zu sehen bleiben Kosten wie zum Beispiel die Importzölle konstant oder gibt es Veränderungen.

Reporting und KPIs für deine Zollabteilung: In 5 Schritten zur erfolgreichen Umsetzung

1. Ziele definieren

Als erstes solltest du dir mit Hilfe der oben genannten Punkte überlegen, was du mithilfe der KPIs messen willst und aussagen möchtest. Geh am besten anhand der Themen und Prozesse vor. Zum Beispiel: Import, Export, Exportkontrolle, Präferenzen, Stammdaten.
Wichtig ist, sich nicht zu verzetteln. Deine Ideen gleichst du am besten mit Schnittstellen und deinem Vorgesetzen ab, um beim Reporting sicher zu stellen, dass du auch alle Anforderungen des Empfängers einbindest.
Hinweis: für Prozessqualität, solltest du auch Prozesse mit klarem Output bereits beschrieben haben. Wir sprechen hier von einem Regelreporting, d.h. dein Bericht sollte über mehrere Berichtsperioden gleich aufgebaut sein. So kann man die Berichte in Vergleich setzen und wichtige Abweichungen oder Veränderungen systematisch tracken.

2. Datenverfügbarkeit

Die nächste Frage ist, wie du an deine Daten kommst. Hier ist es wichtig, dass du die Daten einfach und effizient im gleichen Format erhältst. Bei größeren Unternehmen ist es ratsam, die Datenlieferanten direkt in den Entwicklungsprozess miteinzubeziehen. Es sollten in der Regel auswertbare Daten sein. Einige Beispiele sind:

• Zollanmeldedaten
• Lieferungen in Drittländer
• Lieferungen aus Drittländern
• Sanktionslistenprüfungen
• Anzahl der Anfragen in der Zollanmeldung (schwer messbar)

3. Berichtswesen

Im nächsten Schritt sind Rhythmus, Aufbau und Empfänger zu definieren.

An dieser Stelle machen viele den Fehler, zu viele Informationen in den Bericht packen zu wollen. Starte mit einer Management Summary, der nur die wichtigsten Informationen enthält, wie bspw. Empfehlungen, die aus Resultaten des Berichtes abzuleiten sind. Um dir in Zukunft viel Zeit zu sparen, erstellst du dir am besten direkt eine Vorlage, die du immer wieder verwendest.

Kläre im Vorfeld mit den Empfängern des Berichtes ab, ob du den Bericht nur versendest oder auch ein Regelmeeting einstellst. Wir empfehlen ein 15- bis 30-minütiges Regelmeeting, in dem nur Entscheidungen und Rückfragen diskutiert werden. Der Bericht selbst sollte nicht erklärt werden.

4. Verbesserung und Anpassung

Nach den ersten Berichtsperioden wirst du feststellen, dass einige Kennzahlen nicht passen oder zu viel sind. Kontinuierliche Verbesserung ist hier das Stichwort: Plane immer wieder Zeit für Optimierungen mit ein, damit dein Reporting zur zentralen Entscheidungsvorlage für Maßnahmen wird, die dich als Zollabteilung unterstützen.

5. Einsatz von Tools zum KPI Reporting

Eine häufige Frage, die uns immer wieder gestellt wird, ist welche Tools bei der Messung von Kennzahlen genutzt werden sollten.

Wir empfehlen jedoch in den ersten 3 Monaten, also in der Projektphase und Implementierung eines standardisierten Reportings, noch nicht über ein neues Tool nachzudenken. Problematisch ist das, weil die eigenen Anforderungen nicht klar sind. Die Gefahr ein fehlgeleitetes Tool einzusetzen ist hoch. Nach den ersten drei Monaten kann man die Anforderungen noch mal definieren und prüfen, ob es intern bereits lizensierte Software gibt, wie bspw. Microsoft Power BI oder andere Analysetools. Auch das ERP-System hat oftmals die Möglichkeit bestimmte Berichtsformate einzustellen.