New Work in der Zollabteilung – die neue Arbeitswelt?

Was bedeuten neue Arbeitsstrukturen? Ist es nur Arbeiten im Home-Office oder mehr? Welche besonderen Herausforderungen können damit einhergehen? New Work steht erst mal ganz pauschal für eine neue Form der Arbeitswelt. Viele verbinden damit auch mehr Selbstorganisation und den Abbau von Hierarchien. Wir von Grenzlotsen verstehen uns als „Innovationslab“ und probieren stetig neue Dinge aus. Manche werfen wir schnell wieder über Bord, andere bleiben, weil sie gut in der Praxis funktionieren. Viele Firmen denken, dass sie sehr affin für den Bereich New Work sind, weil sie beispielsweise Homeoffice ermöglichen. Sicher ist dezentrales Arbeiten ein guter Baustein, wenn es das Aufgabenfeld ermöglicht; für wirkliche Selbstorganisation ist es jedoch zu kurz gegriffen. In einer New Work-orientierten Unternehmenskultur wird viel Wert auf Eigenverantwortung gelegt. Bei uns bedeutet dies beispielsweise, dass jeder/r sich selbst organisiert und festlegt, wann sie oder er was erledigt. Ausschlaggebend sind die Anforderungen der internen und externen Kunden. Entscheidungen werden anhand unserer ausgeprägten Wertekultur getroffen. Wichtig ist, dass im Unternehmen jeder weiß, wer über welches Expertenwissen und Kompetenzen verfügt. Dann kann man für wichtige Entscheidungen im Unternehmen einen Experten hinzuziehen.

Welche Herausforderungen ergeben sich aus New Work in der Zollorganisation?

Der Weg zur Selbstorganisation darf nicht mit völliger Hierarchielosigkeit gleichgesetzt werden. Es geht nicht darum, alle Entscheidungen im Konsens zu treffen, denn das würde die Organisation nur lähmen. Sicherlich ist der Grat zwischen klassischer Hierarchie und der kompetenzbasierten Hierarchie im New-Work-Konzept sehr schmal. Darin besteht auch die Herausforderung. Hierarchien können auch ein hohes Maß an Sicherheit bedeuten, hohe Eigenverantwortung ist nicht für jeden etwas und wird grundsätzlich verschieden wahrgenommen. In der kompetenzbasierten Hierarchie geht es darum, immer wieder in Fragen, Abläufen und Prozessen neu zu entscheiden, welches Teammitglied für dieses Thema die größte Kompetenz hat. Hierbei geht es nicht um Titel oder Status. Die zweite Herausforderung besteht darin, dass Beschäftigte durch eine stetige Veränderung in den Organisationsstrukturen ständig selbst  sich selbst und ihre Arbeit reflektieren müssen. Change-Management gibt es bei uns nicht, Veränderung wird bei uns als natürlicher Zustand wahrgenommen.

Welche konkreten Ansprüche stellt die Zollabteilung an die Arbeitsstruktur?

In der Zollwelt fordern viele Behörden noch Arbeitsanweisungen für Vereinfachungen und Bewilligungen sowie Organigramme (beispielsweise in Fragenkatalogen zur Selbstbewertung). Bei  Grenzlotsen gibt es kein klassisches Organigramm – wir arbeiten in Zellstrukturen, die miteinander in Verbindung stehen, sowie mit Dokumentationen und Standards, um Qualität sicherzustellen. Dabei fragen wir uns gleichzeitig, ob der Begriff „Arbeitsanweisung“ in Verbindung mit  New-Work-Strukturen noch zeitgemäß ist. Unsere Erfahrung ist, dass wir auch ohne klassische Organisationsformen die AEO-Zertifizierung und ähnliche Bewilligungen erhalten haben. Es geht also auch ohne Organigramm. Das Thema New Work in den Branchen und Abteilungen rund um Zoll und Außenwirtschaft zu etablieren ist aus zwei Gründen schwieriger als in anderen Bereichen: Erstens, weil sich noch vieles an den behördlichen Strukturen und Vorgaben ausrichtet, und zweitens, weil in einem Bereich, der stark am Wissen von Spezialisten und Experten orientiert ist, auch viele Menschen arbeiten, die typischerweise sicherheitsorientiert sind. Das bedeutet, dass es nicht den einen Standard für New Work gibt. Den Grad an Freiheit und Selbstorganisation muss jede Abteilung bzw. jedes Unternehmen für sich ermitteln. Gerade im Bereich Zoll, welcher durch Regularien und die Einhaltung von Gesetzen gesteuert wird, sind Fehler immer und jederzeit zu vermeiden.

Grundsätzlich ist in Deutschland Scheitern oder Fehler machen nicht „erlaubt“, auch die Fehlerkulturen sind deshalb destruktiv. Wenn ein Fehler gemacht wird, dann passiert oft Folgendes: Der eigene Fehler wird vertuscht, weil man nicht auffallen möchte. Dies ist oftmals begründet durch die Angst vor Herabwürdigung oder Konsequenzen. In der komplexen Welt von Zollanmeldungen, Bewilligungen und Co. sind Fehler an der Tagesordnung – sei  es, dass eine Vorschrift nicht beachtet wurde, sei es aufgrund eines Arbeitsfehlers oder durch missverständliche Kommunikation. Wir können nur lernen, indem wir Fehler machen, denn Fehler sind Helfer, um neue Dinge zu lernen, Abläufe zu verändern und sich in dem, was man tut, zu verbessern.

Welche Vorteile bietet New Work?

Jeder kann die Aufgabe und Rolle finden, die zu einem persönlich passt. Das bedeutet, dass ein höheres Maß an Zufriedenheit bei allen Mitarbeitern und im Team entsteht. Prozesse und Abläufe werden viel schlanker dokumentiert und mit Rollen beschrieben. Auch hat uns die Corona-Pandemie gezeigt, dass mobiles Arbeiten kein Wunschdenken mehr sein muss, sondern in vielen Branchen deutlich schneller umgesetzt werden konnte als gedacht.

Wichtig ist in den New Work-Prozessen, erst mal eine Standortbestimmung zu machen. Vorab sollten in jedem Fall folgende Fragen geklärt werden:  Wo stehen wir als Firma / Abteilung aktuell? Was verbinden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit New Work? Wie selbstorganisiert sind wir bereits in unserer täglichen Arbeit? Als Nächstes gilt es dann, eine Wertekultur und ein System über die eigenen Werte und die des Teams zu entwickeln. Diese Werte müssen dann in Abläufe integriert und evtl. überarbeitet werden. Für dezentrales Arbeiten ist außerdem die entsprechende IT-Infrastruktur im Unternehmen erforderlich sowie die digitale Verwaltung von Dokumenten.

Wichtig ist dabei, dass sich die Menschen selbst über ihre eigenen Stärken und Fähigkeiten im Klaren sind und dass jede und jeder über die Fähigkeiten der anderen Kolleginnen und Kollegen Bescheid weiß, um die Aufgaben und Rollen passend verteilen zu können.

FAZIT:

New Work – Arbeitsplatz der Zukunft?

Durch neue Strukturen kann man auch als Arbeitgeber attraktiver werden und so die Qualität der Arbeit  erhöhen. Sich wandelnde Arbeitsweisen und die zunehmende Abwicklung aller Arten von Geschäftstätigkeiten und Dokumentationen auf rein elektronischem Weg bieten vielfältige Möglichkeiten für neue Arbeitsstrukturen. Eine heute definierte Lösung ist morgen schon wieder alt. Es geht also darum, immer wieder Veränderungen in den Prozessen als alltäglichen Baustein zu verankern. Herzlich willkommen in der modernen Arbeitswelt!