Outsourcing im Zoll Teil II: Make or Buy

Grundlagen zur Entscheidungsfindung für das Auslagern von Zollprozessen

Es ist entscheidend, im Vorfeld zu überlegen, welche Prozesse langfristig ausgelagert und welche intern weiterhin bearbeitet werden sollen. Dabei ist die Tragweite eines Prozesses entscheidend, um ein angemessenes Gleichgewicht zwischen Outsourcing und internem Management zu finden. Außerdem sollte man berücksichtigen, dass es einen signifikanten Unterschied gibt zwischen einer einmaligen Beratung zu einem bestimmten Thema und dem langfristigen Auslagern eines gesamten Prozesses oder Teilprozesses.

Um eine richtige Entscheidung treffen zu können, welche Prozesse für ein Outsourcing geeignet sind, empfehlen wir folgende Gesichtspunkte zu beachten.

• Risikobewertung: Welche Risiken sind mit dem Zollprozess verbunden? Dabei sollten Aspekte wie Datenschutz, Compliance und Sicherheit berücksichtigt werden.
• Langfristige Auslagerung: Ist der Prozess geeignet, langfristig ausgelagert zu werden?
• Prozessqualität: Wie wird die Qualität der Prozessergebnisse bewertet? Wenn Fehler oder Korrekturen häufig auftreten, könnte die Einbindung eines externen Dienstleisters zur Optimierung des Zollprozesses sinnvoll sein.
• Kostenanalyse: Welche Kosten entstehen aktuell für die interne Abwicklung des Zollprozesses, einschließlich Personal- und Technologiekosten? Kann ein externer Dienstleister kosteneffiziente Lösungen bieten und potenzielle Kosteneinsparungen ermöglichen?
• Regulatorische Anforderungen: Erfüllt der Zollprozess gesetzliche Anforderungen, die von einem Outsourcing-Partner erfüllt werden können?

Die Make-or-Buy Entscheidung

Wie wir nun wissen, ist die Entscheidung, ob man einen Prozess weiterhin intern bearbeitet oder an einen externen Partner abgibt, eine komplexe Angelegenheit, die von verschiedenen Faktoren des Unternehmens sowie des zu auszulagernden Prozesses abhängt.

Lasst uns zusammen am Beispiel der Zollanmeldung durchgehen, wie du eine Make-or-Buy-Analyse für verschiedene Zollprozesse erstellst. Die Entscheidung, ob du diese Aufgaben selbst übernimmst oder auslagerst, hängt stark von den individuellen Gegebenheiten deines Unternehmens ab. Genau diese Methode wenden wir auch an, wenn wir unsere Kunden dabei unterstützen, die für sie richtigen Entscheidungen zu treffen.

Zwei Szenarien der Zollanmeldung im Vergleich:

• Szenario 1 – Standardisierter, wiederkehrender Prozess: Ein Unternehmen führt monatlich 500 Sendungen ein und meldet diese immer nach dem gleichen Verfahren an.
• Szenario 2 – Komplexer Prozess: Ein spezialisierter Vorgang wie die aktive Veredelung oder Prozesse, die Genehmigungen erfordern, bei denen spezifisches Fachwissen erforderlich ist.

Make: Wann eine interne Abwicklung von Zollprozessen Sinn macht:

Um zu entscheiden, ob ein Prozess intern durchgeführt werden kann, solltest du Aspekte wie Personalkosten und -verfügbarkeit, internes Know-how sowie die Kosten des Prozesses selbst genau betrachten. Die Grafik unten veranschaulicht diese Überlegungen noch detaillierter. 

• Szenario 1 – Falls die Prozesse bereits stark automatisiert sind und die Prozesskosten niedrig sind, könnte es vernünftig sein, die Abwicklung selbst zu übernehmen.
• Szenario 2 – Wenn das Unternehmen über ausreichende Ressourcen und Fachkompetenz verfügt, um komplexe Anforderungen zu bewältigen, könnte es sinnvoll sein, dieses spezifische Fachwissen intern aufzubauen.

Buy: Wann die Auslagerung von Zollprozessen Sinn macht:

Im Gegensatz dazu sollten bei der Überlegung, Zollprozesse auszulagern, Faktoren wie das Know-How des Dienstleisters, Anzahl und Kosten pro Anmeldung oder aber auch Zusatzleistungen des Dienstleisters wie Verfügbarkeit in Betracht gezogen werden.

• Szenario 1 – Es könnte vorteilhaft sein, den Prozess an einen Dienstleister auszulagern, der im firmeneigenen System arbeitet und effizient sowie kosteneffektiv ist.
• Szenario 2 – Eine effektive Alternative könnte die Zusammenarbeit mit einem spezialisierten Dienstleister sein, der über das erforderliche Expertenwissen verfügt und enge Schnittstellen zum Unternehmen pflegt.

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