Aktualisiert: 03.01.2023 Publiziert: 03.01.2022
Sicherlich hast du die Bezeichnung Zollbeauftragter, Zollverantwortlicher oder Zollkoordinator schon mal gehört. Grundsätzlich kümmert sich die ernannte Person darum, dass die zollrelevanten Abläufe rechtssicher ablaufen. Nach der Ernennung bleiben jedoch oftmals die Aufgaben- und Verantwortungsbereiche eher schwammig definiert und in der Unternehmensleitung ist man froh, endlich jemanden gefunden zu haben.
Stell dir vor, du wirst Zollbeauftragter eines Unternehmens. Und jetzt? Für welche Abläufe bist du jetzt zuständig und bist du persönlich haftbar? Wenn du dir einen Überblick verschaffen willst, stellst du schnell fest: Die Stammdaten sind nicht korrekt gepflegt, die Arbeitsanweisungen sind nicht auf dem aktuellen Stand, und es mangelt an solidem Zollwissen in den angrenzenden Abteilungen. Vielleicht merkst du selbst auch noch, dass dir das ein oder andere fachliche Thema neu ist. Kurz um, es gibt also einen Berg Arbeit und du musst überlegen, wo fängst du an und was ist am wichtigsten?
Was eigentlich mit dem Zollbeauftragten gemeint ist, und welche Gestaltungsmöglichkeiten sich im Unternehmen ergeben, kannst du in unserem Beitrag erfahren.
Grundsätzlich sollte der Zollbeauftragte über ausreichende und aktuelle Kenntnisse in seinem Tätigkeitsbereich verfügen.
Sofern das Unternehmen von Vereinfachungen profitieren möchte, ist laut Behörde eine praktische oder berufliche Befähigung nachzuweisen. Wer selbst in dem Fachgebiet Zoll tätig ist weiß, dass es oft jahrelange Arbeit ist, sich Wissen und Erfahrung anzueignen. Grundwissen aus den Bereichen, Export- und Importabwicklung, Exportkontrolle und Präferenzen ist in jedem Fall erforderlich.
Für die praktische Umsetzung im Unternehmen ist die Mischung aus theoretischem Fachwissen und organisatorischem Grundwissen über Prozessgestaltung und Selbstorganisation sicherlich die beste Kombination. Sofern du als Zollbeauftragter bereits tätig bist, ist es wichtig immer wieder zu prüfen, wo du noch Bedarf für Weiterbildung hast. Wenn du neu in der Funktion bist, versuch nicht alles auf einmal zu wollen, sondern mach dir am besten einen Schulungs- und Projektplan für das ganze Jahr.
Wir bieten ein Programm zum Zollbeauftragten, dass dir Fachwissen, als auch praktische Umsetzung ermöglicht, durch die Unterstützung unserer Berater. Wenn Du jetzt einen Plan hast, wie du Fachwissen aufbaust oder vertiefst dann sollten wir uns die Definition der Rolle im Unternehmen noch mal genauer anschauen.
Unternehmen müssen in den Anträgen der Bewilligungen oder zum Status als AEO direkte Ansprechpartner für den Zoll benennen. Wen nun ernennen, wenn sich keiner freiwillig melden will? Zollangelegenheiten sind oft im Versand, der Logistik oder in der Auftragsbearbeitung angesiedelt und somit werden aus diesen Abteilungen oft Mitarbeiter ernannt. Diese werden als Zollbeauftragte oder Zollverantwortliche bezeichnet. Die Bezeichnungen sind von den Unternehmen frei gewählt und finden sich in den einschlägigen Gesetzen nicht wieder, lediglich die oben genannte praktische oder berufliche Befähigung ist lt. Zollbehörde erforderlich.
Mangels dieser konkreten Definition ist es sinnvoll die Rolle und Funktion des Zollbeauftragen selbst zu definieren. Wie genau der Tätigkeitsumfang und die Verpflichtung aussieht, hängt von der innerbetrieblichen Organisation ab. Je nach Größe des Unternehmens ist die Aufgabe eine Mischung aus operativen und überwachenden Tätigkeiten.
Hast du schon mal über eine gewisse Zeit lang Deine Aufgaben als Zollbeauftragter notiert, also das was Du täglich tust? Interessant ist das insbesondere bei den Funktionen, die eher strategisch überwachend sind. Meist stellt sich raus, dass der Zollbeauftragte eher als „Feuerlöscher“ immer die Sachen, die gerade schief laufen wieder geradebiegt, oder doch noch schnell die Zolltarifnummer ermittelt, damit die Ware raus kann. Dann solltest du dir überlegen, welche Projekte und Handlungsfelder helfen können, um aus diesem Hamsterrad rauszukommen und die Organisation weiterzubringen.
Eine Definition des Zollbeauftragten gibt es also nicht, es sind allerdings Mitarbeiter gegenüber den Behörden für die Überwachung von Bewilligungen und Vereinfachungen genannt. Damit wäre eine überwachende Funktion für die zollrelevanten bzw. bewilligungsrelevanten Vorgänge im Unternehmen eine erste Eingrenzung. Folgende Tipps haben wir für dich als Zollbeauftragter, oder derjenige der es werden möchte, um Klarheit in dein Aufgabenfeld zu bringen:
Diese Punkte sollten in einer Rollenbeschreibung festgehalten werden und natürlich immer wieder aktualisiert. Wenn du jetzt Klarheit über deine Rolle als Zollbeauftragter hast, dann kann es los gehen mit der Arbeit.
Da der Zollbeauftragte nicht gesetzlich definiert ist, bleibt auch die Frage der Haftung für den Zollbeauftragten offen. Grundsätzlich gehört Zoll zum Steuerrecht und damit zur Abgabenordnung.
Ein Grundprinzip, unabhängig der persönlichen Haftungsfrage, sollte lauten: Wie kann ich als Zollbeauftragter das Unternehmen vor Ordnungswidrigkeiten und Bußgeldern schützen? Zunächst wird das geschäftsführende Organ bei entsprechenden Pflichtverletzungen herangezogen. Es kann aber auch nach handelnden Personen gefragt werden. Die Frage nach der persönlichen Haftung ist immer wieder auch in Seminaren ein viel diskutiertes Thema. Leider ist es häufig mit Angst verbunden und auch oftmals mit: „Es kommt darauf an“ zu beantworten.
Was ist, betreffend der Haftung und dem Vermeiden der Schäden, für das Unternehmen als solches wichtig? Als Zollbeauftragter sollte man ein Organisationsverschulden vermeiden, um vor unnötigen Bußgeldern zu schützen. Grundpfeiler, um ein Organisationsverschulden zu vermeiden sind dokumentierte Prozesse, geschulte Mitarbeiter und regelmäßige Kontrollen.
Als Schnittstelle zwischen den Abteilungen und der Geschäftsleitung, solltest du als Zollbeauftragter interne Audits durchführen. Hierzu kann dir auch unser bereits veröffentlichter Blogbeitrag über Zollaudits helfen.
Zu Beginn hatten wir schon erwähnt, dass oftmals Mitarbeiter ernannt werden und das Thema dann bearbeiten müssen. Dazu haben wir zwei wesentliche Tipps für dich als Mitarbeiter, aber auch für die Geschäftsleitung. Wenn es eine Möglichkeit gibt Zollbeauftragter im Unternehmen zu werden, nutze die Gelegenheit, denn als Experte auf diesem Gebiet schaffst du dir ein berufliches Profil und bist gefragt, wenn du dein Fach beherrschst. Zoll kann Spaß machen und eine gestaltende Aufgabe im Unternehmen sein. Wenn du selbst Geschäftsführer bist und einen Zollbeauftragten im Unternehmen benötigst, dann investiere lieber etwas mehr Zeit für die Suche. Vielleicht wird ein Azubi fertig, der Lust auf eine Spezialqualifikation hat, oder es gibt andere Kollegen und Kolleginnen, die motiviert sind, die Aufgabe als Zollbeauftragter auszuüben. Es muss auch nicht immer eine Vollzeitaufgabe sein.
Wichtig ist, dass der Zollbeauftragte Lust auf das Thema hat, Klarheit in seiner Rolle und den Aufgaben, und die Unterstützung für eine fachliche und persönliche Weiterbildung bekommt.
