Die Zollabteilung der Zukunft

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Bei der Frage „was braucht die Zollabteilung der Zukunft?“ springt vielleicht dem ein oder anderen prompt eine Antwort in den Kopf, im Sinne von „KI-Tools“ oder „Ein Büro mit Fenstern“ und ähnlichem. Wenn die Frage allerdings etwas nachhaltiger beantwortet werden muss, im Sinne von „Was benötigt eine Zollabteilung, um in Zukunft so zu funktionieren, wie wir uns das wünschen und wir unsere Ziele erreichen können?“ fällt die Antwort aus mitunter möglicherweise zwei Gründen nicht ganz so leicht:

1. Die Fragen „Was möchte ich mit meiner Zollabteilung erreichen?“, „Was sind unsere Ziele?“ und „Was kann jeder Einzelne dazu beitragen, und in welcher Funktion?“ haben sich bislang noch gar nie wirklich gestellt

2. Wie können Ziele für (m)eine Zollabteilung formulieren, wenn wir fortlaufend damit beschäftigt sind, unternehmensinternen (strategische Entscheidungen anderer Abteilungen) sowie externen (geopolitische, gesellschaftliche, wirtschaftliche) Einflussgrößen anzupassen und gerecht zu werden?

Um den Nebel etwas zu lichten, wollen wir nun einmal beleuchten welche Kompetenzen, Strukturen und Schnittstellen die Zollabteilung der Zukunft braucht um eigene Ziele formulieren und verfolgen zu können und gleichzeitig mit internen und externen Einflussgrößen umzugehen weiß.

Welche Kompetenzen braucht die Zollabteilung der Zukunft?

Dass sich bis hierhin bei einigen selten Fragen einer strategischen Zielsetzung und Ausrichtung innerhalb der Zollabteilung gestellt haben, ist mitunter wenig verwunderlich. Nicht selten werden Zollabteilungen innerhalb eines Unternehmens nicht als Abteilung wahrgenommen, welche strategische Tragweite hätte. Traditionell hat die Zollabteilung schlichtweg zu funktionieren und sollte dabei nach Möglichkeit das Tagesgeschäft nicht aufhalten.

Und diese „Einstellung“ birgt auch gleichbedeutend die erste, für Zollabteilungen zukünftig notwendige Kompetenz. Es bedarf einer Plattform und Sichtbarkeit im Unternehmen.

Zwar ist Sichtbarkeit bzw. eine Plattform keine unmittelbare Kompetenz, allerdings ein Grundstein dafür, um überhaupt in der Position zu sein, sich notwendige Kompetenzen zu erschließen, sowohl intern als auch extern.

Ist diese Plattform bzw. Sichtbarkeit einmal gegeben, können dann auch spezifische Kompetenzen akquiriert und ausgetauscht werden. Hier sind neben dem Fachwissen aus anderen Abteilungen wie z.B. dem Marketing oder Einkauf auch perspektivische Mittel gefragt, wie i.e. Strukturen und Inhalte für eine eigenständige Zollausbildung in der freien Wirtschaft, welche aktuell noch nicht existent ist.

An dieser Stelle kommt eine weitere, wenn nicht sogar die tragende Kompetenz für die Zollabteilung der Zukunft ins Spiel; Menschen mit Motivation. Der Zoll braucht Menschen mit Bereitschaft und Motivation den Zoll im Unternehmen voranzubringen und weiterzuentwickeln. Denn auch die beste Plattform oder Ausbildung bleibt fruchtlos, wenn es an Menschen fehlt, welche gewollt sind, diese zu gestalten und zu nutzen.

Welche Strukturen braucht die Zollabteilung der Zukunft?

Dass ein gestiegenes Maß an Sichtbarkeit im Unternehmen essenziell für die Zollabteilung der Zukunft wäre, ist also schon mal klar. Damit diese „Sichtbarkeit“ allerdings nicht als symbolischer Akt verpufft, braucht es in den Unternehmen auch umgebende Strukturen, welche diese Sichtbarkeit bzw. Plattform mit Handlungskompetenzen versorgt.

Denn neben der einfachen Sichtbarkeit im Unternehmen braucht es vor allem auch einen Wandel dahingehend, dass Zollabteilungen als vollwertige Abteilungen mit strategischer Relevanz wahrgenommen werden. Und in dieser Konsequenz auch genauso in übergeordnete Unternehmensprozesse integriert werden.

Denn letztlich sind i.d.R. alle Abteilungen auf eine funktionierende Zollabteilung angewiesen, um auch die eigenen Prozessketten zu Ende führen zu können. Ein aktiver Austausch zwischen Zoll und anderen Abteilungen, sowie eine aktive Integration in Entscheidungsprozesse, sollte letzten Endes also im Interesse des Gesamtunternehmens sein, nicht nur dem der Zollabteilung.

Eine Grundvoraussetzung um derartig konstruktive Strukturen aufsetzen und implementieren zu können ist Management-Awareness. Nur wenn in den Strukturgebenden Bereichen des Unternehmens ein Bewusstsein für die Relevanz und Vorteile einer aktiv integrierten Zollabteilung bestehen, kann eine entsprechende Struktur bzw. Praxis erwachsen.

Wird dies geschafft, können Zollabteilungen künftig auch weniger mit dem Image der Bremsen im Unternehmen gesehen werden, sondern mehr als eine Station der erweiterten Qualitätskontrolle; zum ordentlichen und korrekten Abschluss eines Handels.

Welche Schnittstellen braucht die Zollabteilung der Zukunft?

Trägt man die bisherigen Erkenntnisse zusammen, lässt sich hier eigentlich eine Gegenfrage stellen: „Welche Schnittstellen braucht es im Zoll denn nicht?“

Die Antwort könnte hierauf recht knapp und bündig ausfallen, denn wie sich gezeigt hat bräuchte der Zoll im Prinzip Schnittstellen zu jeder Abteilung und umgekehrt. Zumindest insofern, dass ein Wissensaustausch stattfinden kann.

Womöglich ist in diesem Kontext also eher die Frage bzw. Diskussion bezüglich der benötigten Qualität dieser Schnittstellen sinnvoll. Denn klar ist natürlich auch, dass Schnittstellen und die gegenseitige Prozessintegration trotz ihrer Notwendigkeit nur bis zu einem gewissen Grad sinnvoll und förderlich sind.

Doch auch hier kann erneut angesetzt werden, dass zur Eruierung einer optimalen Schnittstellen-Qualität in erster Linie Sichtbarkeit (im Unternehmen) und die Möglichkeit zum Austausch geschaffen werden bzw. gegeben sein muss.