Gemäß dem Unionszollkodex (UZK) kann jede Person einen Vertreter ernennen, sei es eine natürliche, juristische Person oder eine nach nationalen Recht berechtige Personenvereinigung (OHG, KG, GMBH etc.).
Der Vertreter muss im Normalfall geographisch im Zollgebiet der EU ansässig sein und dort auch seinen Sitz haben. Er muss angeben, ob er im Namen der vertretenden Person „direkt“ oder „indirekt“ handelt, und dies ist nur zulässig, sofern eine gültige Vertretungsvollmacht vorliegt.

Ausnahmen für NICHT EU-Ansässigkeit gibt es für Personen:

  • welche eine Zollanmeldung zum Versandverfahren oder vorübergehender Verwendung abgeben.
  • Personen, die nur gelegentlich eine Zollanmeldung, egal ob aktive Veredelung oder Endverwendung vornehmen.
  • Personen, die in einem Land leben, das an das Zollgebiet der EU angrenzt und die Waren bei einer Grenzzollstelle der EU an der Grenze zu diesem Land in der Zollanmeldung registrieren.

Dieses Land muss auf Gegenseitigkeit, d.h. gleichen Vorteil für EU-Bürger gewähren, wenn diese eine Zollanmeldung durchführen wollen. Kurz: Was ich dir erlaub, musst du mir auch erlauben.

Es gibt 2 Arten der Vertretung:

1. Direkt (im Namen und auf Rechnung eines anderen)
2. Indirekt (im eigenen Namen, aber auf Rechnung eines anderen)

Wenn Personen eine der oben genannten Vertretungsarten ausüben, ohne jedoch über eine gültige Vertretungsvollmacht zu verfügen, wird dies so betrachtet, als ob sie in ihrem eigenen Namen und auf eigene Rechnung handeln.
Dadurch können sie schnell in eine rechtliche Verantwortung geraten, zum Beispiel für entstehende Abgaben oder falsche Angaben im Zollantrag.

Bei der indirekten Vertretung im Importbereich ist Vorsicht geboten, denn man ist schnell mit in einer Verantwortung, welche man vielleicht gar nicht möchte oder kennt.

Ein paar wichtige Punkte, die beachtet werden sollten:

  • Es ist erforderlich, Kopien der Einfuhrpapiere (Zollanmeldung, Rechnung, Frachtbrief, Zahlungsüberweisung, ggf. Kaufverträge, Warenbeschreibung + Kataloge) , einschließlich digitaler Versionen, für einen Zeitraum von 3 Jahren aufzubewahren und der Zollbehörde bei Bedarf in einem akzeptablen Zustand während einer Prüfung vorzulegen.
  • Was bedeutet in diesem Zusammenhang „zugänglich und akzeptabel aufzubewahren“?
    Es ist empfehlenswert, direkten oder noch besser, sofortigen Zugriff auf die oben genannten Unterlagen zu haben. Auf diese Weise können die Dokumente innerhalb der vorgegebenen Frist während einer Zollprüfung vorgelegt werden. Dies ist besonders wichtig, wenn die Dokumente ausgelagert oder von Dritten gespeichert wurden und erst wieder angefordert werden müssen.
  • Wenn der indirekte Vertreter bei einer Zollprüfung nicht in der Lage ist, die erforderlichen Unterlagen zu beschaffen oder den Zugriff auf die Unterlagen und die Finanzbuchhaltung eines Dritten über IT-Mittel zu ermöglichen, verwendet der Zoll die sogenannte Schlusswertmethode für die Berechnung.
    Dabei beschafft sich der Zoll die verfügbaren Daten selbst und belastet den indirekten Vertreter mithilfe spezifischer rechtlicher Instrumente mit den anfallenden Zöllen als Abgabenschuldner.
  • Falls der indirekte Vertreter seinen Verpflichtungen nicht nachkommt, können auch erzwungene Maßnahmen zur Durchsetzung angewendet werden.

KLEINE, ABER HILFREICHE TIPPS:

  • Es ist sinnvoll, Vollmachten sorgfältig auszustellen und nicht zu viele zu vergeben, um den Überblick zu behalten. Es empfiehlt sich, diese am besten nur an vertrauenswürdige Dienstleister zu übergeben.
  • Einzelvollmachten können auch für bestimmte Sendungen erteilt werden.
  • Falls erforderlich, können erteilte Vollmachten widerrufen werden, insbesondere wenn der erhaltene Service nicht zufriedenstellend ist.
  • Vorher sollte man darüber nachdenken, ob man die „indirekte Vertretung“ übernehmen möchte, was automatisch eine Mitverantwortung für Zollabgaben mit sich bringt, da man als Anmelder immer involviert ist.
  • Nach einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EUGH) im Mai 2022 in einem italienischen Fall wurde entschieden, dass die Einfuhrumsatzsteuer nicht dem indirekten Vertreter belastet werden durfte.

Vertretung ist generell immer möglich. Allerdings sollten sich beide Parteien über ihre Rechte und Pflichten im Klaren sein. Ist man sich unsicher, kann man sich stets den Rat eines unabhängigen Beraters einholen oder wer keine Probleme mit der „Zollsprache hat, direkt eigenständig beim Zoll recherchieren.

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