Was ist Outsourcing im Zoll?

Grundlagen im Bereich Outsourcing der Zollprozesse

Möchten Unternehmen die Verantwortung für die Zollprozesse nicht selbst tragen, weil beispielsweise Mitarbeiter nicht entsprechend geschult sind, können sie externe Dienstleister für die Verzollung beauftragen. Beim Outsourcing können verschiedene Dienste übernommen werden wie:

• Erstellung und Einreichung von Zollanmeldungen
• Embargoprüfung
• Tarifierung und Einreihung

Möglich Spezialisten, die diese Prozesse professionell übernehmen können, sind zum Beispiel Zollagenturen.

Vorteile des Outsourcings für Zollverfahren

Wenn die Kernkompetenzen eines Unternehmens nicht gerade im Außenhandel liegen, ist es oftmals sinnvoller, die Abwicklung über einen professionellen Dienstleister mit Fachwissen laufen zu lassen. Welche generellen Vorteile das Zoll-Outsourcing mit sich bringt, verrät dieser Überblick:

• Konzentration auf das Kerngeschäft: Durch das Outsourcing an beispielsweise eine Zollagentur können sich Unternehmen auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren, da administrative Aufgaben reduziert werden.
• Reduktion der Kosten: Durch die Auslagerung können Kosten variabilisiert und Einsparungen durch Skaleneffekte und spezialisiertes Know-how erzielt werden.
• Flexibilität und Skalierbarkeit: Externe Dienstleister können je nach Bedarf und Land beauftragt werden und sich zudem schneller an Veränderungen im Warenfluss anpassen. Das hilft Unternehmen dabei, zügiger auf Marktbedürfnisse zu reagieren.
• Zugang zu Expertenwissen: Dienstleister verfügen über aktuelles Fachwissen in Zollverfahren und in der Außenwirtschaft. Durch diese professionelle Abwicklung können vor allem Zoll-Probleme beim Import oder Export der Ware vermieden werden.

So wählen Unternehmen passende Dienstleister für die Zollabwicklung

Sollen Zollprozesse ausgelagert werden, müssen Unternehmen vor allem die Verantwortung und die Haftung klar regeln. Die Auswahl des richtigen Partners erfordert daher eine gründliche Prüfung des Dienstleisters, wobei es vor allem auf Folgendes ankommt:

Erfahrung

Die Erfahrung eines Dienstleisters im Bereich Zollabwicklung ist mitunter das wichtigste Kriterium. Langjährige Erfahrung bedeutet einerseits, dass der Dienstleister mit den komplexen und sich ständig ändernden Zollvorschriften vertraut ist. Es bedeutet aber auch, dass er bereits eine Vielzahl von Situationen gemeistert und sicherlich bewährte Prozesse entwickelt hat, um mit den Zollbehörden effizient zu kommunizieren und die Zollabwicklung für ihre Kunden reibungslos zu gestalten.

Zuverlässigkeit

Auch die Zuverlässigkeit spielt eine wichtige Rolle, da es gerade beim Thema Zoll kritisch sein kann, wenn Fristen nicht eingehalten werden oder Daten falsch sind. Ein hohes Maß an Zuverlässigkeit bedeutet aber auch, dass während des gesamten Prozesses Transparenz geboten wird, Kunden über den Status der Zollabwicklung auf dem Laufenden gehalten werden und dass die Outsourcing-Firma Probleme proaktiv identifiziert und löst.

Fachwissen

Mitarbeiter im eigenen Unternehmen für den Zoll-Bereich zu schulen, ist nicht immer eine praktikable Lösung. Spezielle Dienstleister verfügen im Bestfall über ein umfassendes Fachwissen in den nationalen und internationalen Zollvorschriften, wissen aber auch, wie sie diese Vorschriften anwenden. Dabei spielen Kenntnisse in den Bereichen Tarifklassifizierungen, Steuern, Handelsabkommen und die neuesten Änderungen in der Zollgesetzgebung die größte Rolle.

Datenschutz und Sicherheit

Im Zollprozess wird oftmals mit sensiblen Daten gearbeitet, weshalb Firmen, an die der Prozess ausgelagert wird, strenge Datenschutzpraktiken einhalten müssen. Outsourcing-Partner sollten sich die an die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie andere relevante Datenschutzgesetze und -richtlinien halten. Es sollten zudem robuste Sicherheitsmaßnahmen vorhanden sein, um die Daten der Kunden vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Beschädigung zu schützen. Dazu gehören physische Sicherheitsmaßnahme, Netzwerksicherheit und regelmäßige Sicherheitsaudits.

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