Unter dem Begriff KPI (Key Performance Indicator) werden Kennzahlen zusammengefasst, die der Ermittlung und Bewertung von unternehmerischen Leistungen und Aktivitäten dienen. Bei genauerer Betrachtung der KPIs können Maßnahmen hinsichtlich ihres Erfolges oder Misserfolges gemessen werden. Welche KPIs zum Einsatz kommen, ist abhängig von den jeweiligen Maßnahmen und deren Zielsetzungen. Auch für den Zoll sind digitale Lösungen maßgeblich, um die Leistung und Effizienz zu verbessern und den globalen Zollverkehr auf eine neue Stufe zu heben.
Mithilfe von KPIs können sämtliche unternehmerischen Prozesse kontrolliert werden. Die gewonnenen Informationen dienen dem Management und Controlling als Grundlage der Analyse der Abläufe und Vorgänge in der Firma. Da ein konsequentes Monitoring bereitgestellt wird, können die Verantwortlichen die anstehenden Maßnahmen und Prozesse einfach optimieren und anpassen.
Es gibt zahlreiche unterschiedliche KPIs. Für den Zoll sind andere Kennziffern für die Beurteilung der Leistung relevant als für Marketing oder Rechnungswesen. Die Auswahl der passenden KPIs ist immer von der Tätigkeit, die einer Prüfung bedarf, abhängig. Im Marketing sind zum Beispiel Kennzahlen relevant, die sich mit dem Kundenverhalten und der Kommunikation befassen, dies ist für den Zollverkehr weniger von Belang.
Kennzahlen sind in der heutigen Zeit unverzichtbar geworden, wenn Führungskräfte an Informationen gelangen wollen und Entscheidungen treffen müssen. Durch festgelegte Indikatoren kann das Complianceverhalten von Firmen anschaulich dokumentiert werden. Diese Methodik ist auch für das Zollwesen, den Export und den Bereich der Exportkontrolle unverzichtbar. KPIs besitzen ein weitreichendes Aufgabengebiet und können auch zur Mitarbeitermotivation eingesetzt werden und es im Rahmen der Aufstellung von Zielvereinbarungen leichter machen, aussagefähige Bewertungskriterien für Bonuszahlungen aufzustellen.
Die Funktion des Zolls von Morgen könnte darin bestehen, den Tag mit der Auswertung der tagesaktuellen Kennzahlen auf dem Dashboard zu beginnen. Wie geht die Arbeit bei der Anlage von Stammdaten für neue Waren voran? Welche Abteilungen sind damit befasst, die Zuarbeit für die Zollbewilligungen zu erledigen? Das Dashboard gibt auch Auskunft darüber, in welchem Hafen die Einfuhr der Güter wegen der Zollbeschau zum Stocken gekommen ist. Die betroffenen Bereiche der Produktion werden automatisch über den Sachverhalt informiert und der Zollbeauftragte versucht, gemeinsam mit Zollagenten und Logistikdienstleistern, schnellstmöglich die direkte Freigabe der Waren zu erwirken.
In Zeiten einer global agierenden Wirtschaft kommt der Zoll- und Exportkontrolle eine entscheidende Funktion zu. Einkaufs- und Supply-Chain-Experten kennen die Herausforderungen, die auf diesem Sektor zu bewältigen sind und wissen auch um die potenziellen Konsequenzen.
Vor diesem Hintergrund hat sich mit „Customs Compliance“ ein gut aufgestelltes Berichtswesen für den Zoll und die Exportkontrolle etabliert. Gut funktionierende Berichtswesen sind nicht nur aus Gründen der Information und Dokumentation von Bedeutung. Durch eine klare Darstellung der Sachlage und deren unmissverständlicher Argumentation lassen sich für das Unternehmen potenzielle Ressourcen schaffen. Dabei darf die Informationskette nicht abreißen. Die Geschäftsführung und die Verantwortlichen für den Einkauf und das Management sind auf eindeutige und verwertbare Informationen angewiesen, um davon abgeleitete Entscheidungen zu treffen.
Kennzahlen unterstützen diesen Prozess und legen die Bedeutung und den Beitrag offen, den die Zollabteilung und der Export leisten. Damit Kosten, Nutzen und Effizienz im Blick behalten werden können, ist die durch KPIs sichergestellte Transparenz eine Notwendigkeit.
In vielen Unternehmen ist die Zollfunktion eher zweitrangig und steht hinter der Unternehmenssteuerabteilung zurück. Dieses Schattendasein stellt einen Widerspruch zur Bedeutung des Zolls für international agierende Unternehmen dar. Allein die auf globaler Ebene entrichteten Zollabgaben können immens Höhen erreichen.
Folgende Maßnahmen können Unternehmen entscheidende Wettbewerbsvorteile verschaffen:
Dies verdeutlicht die Bedeutung von standardisierten Messzahlen für den Zoll und die daraus resultierende Einbindung von KPIs in den Einkauf, den Vertrieb und die gesamte Unternehmensplanung. Die ordnungsgemäße Zollabwicklung muss durch ein aktiv gelebtes Tax CMS abgesichert sein. Diesbezügliche Verfehlungen können den Widerruf oder die Aussetzung von Vereinfachungen des Zollrechts zur Folge haben und damit die Handlungsfähigkeit und Wettbewerbstauglichkeit der Firma in Mitleidenschaft ziehen.
Auf die Zollfunktion kommen in Zeiten eines internen wie externen Kostendrucks und des Mangels an Fachkräften in naher Zukunft weitere Herausforderungen zu. Unternehmen sind dazu angehalten, die internen Kontrollsysteme zu reformieren und die Arbeitsabläufe umzustellen und weitgehend zu digitalisieren, was die interne Kommunikation entscheidend verbessert.
Dafür tragen nicht zuletzt das Lieferkettengesetz, die EU-Grenzausgleichsabgabe oder das Verbandssanktionengesetz Rechnung. Der Unionszollkodex und der EU Action Plan haben weitere Pakete zur Umsetzung der Digitalisierung der Zollabwicklung in Planung. Dies verschärft indirekt den Druck auf die Zollabteilungen. Es werden Maßnahmen notwendig, die Arbeit effizienter zu gestalten und auch externe Partner besser in die Prozesse einzubinden. Dies kann durch digital basierte Workflows und ein effektives Datenmanagement erreicht werden.
Die Digitalisierung im Zollbereich beginnt häufig mit der Analyse der Zolldaten. Customs Data Analytics nutzt dabei vorhandene Daten, um daraus einen langfristigen Nutzen und Mehrwert zu generieren. Dabei wird angestrebt, die Auswertungen zügiger, häufiger und unter Einbindung geringerer Ressourcen durchzuführen. Neben der Aufdeckung von Sparpotenzial sind diese Maßnahmen auch im Rahmen des Tax CMS als effektives Kontrollinstrument nutzbar.
Die Zolldatenanalyse und die darauf beruhenden Simulationsmöglichkeiten dienen auch Vertrieb oder Einkauf als Hilfestellung bei der Umsetzung eigener Zielstellungen und damit der Verbesserung des kompletten Unternehmensergebnisses. In jedem Fall sind KPIs beim Zoll dafür verantwortlich, die operative Prägung der Zollfunktion zu optimieren und den Zoll zum strategischen Businesspartner zu etablieren. Damit können die Zollabteilungen einen wertvollen Beitrag zur Stärkung der Wertschöpfungskette der Firma leisten.
Um die angestrebte Digitalisierung umzusetzen, muss eine geeignete Datenarchitektur vorhanden sein. Die Verfügbarkeit der Daten stellt die Zollabteilungen regelmäßig vor Herausforderungen. Idealerweise sollten alle als zollrelevant definierbaren Daten aus allen Quellsystemen in einem Data Warehouse (Single Point of Truth) zusammenlaufen. Die Datenqualität ist dabei durch entsprechende Rahmenvereinbarungen sicherzustellen.
Die automatische Zollwertermittlung tritt anstelle einer manuellen Überprüfung von Unterlagen und Buchungen, um die dem Zollwert hinzuzurechnenden Kosten zu ermitteln. Durch eine entsprechend vorgegebene Stichwortsuche können intelligente Algorithmen dieser Aufgabe nachkommen. Die digitale Auslesung ist auch bei Handelsunterlagen Dritter möglich. Dadurch schaffen Zollabteilungen eine bessere Compliance bei sinkenden Kosten.
Im Zuge der voranschreitenden Digitalisierung steigt die Nachfrage der Zollbehörden nach einer lückenlosen Verfahrensdokumentation und der Erbringung technischer Nachweise für die Generierung, Verarbeitung und Speicherung der in den IT-Systemen generierten Daten. Die Belege müssen dabei bestimmten Anforderungen entsprechen und den Grundsätzen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) genügen. Durch die regelmäßige Erfassung von Datenständen in einer Blockchain lässt sich im Bedarfsfall der Nachweis erbringen, dass es sich um authentische Datenerhebungen handelt und keine Veränderungen vorgenommen wurden.
Kennzahlen sind beim Zoll von hoher Bedeutung. Sie schaffen die Grundlage für Entscheidungen, stellen die Transparenz sicher und sind wichtig, um Soll-Ist-Vergleiche zu erstellen. Folgendes Beispiel widmet sich möglichen Engpässen bei Zollservice-Anbietern.
Es ist daher relevant, mit der Aufstellung der KPIs für den Engpass zu beginnen.
Folgende KPIs könnten verwendet werden:
Die Möglichkeiten digitaler Zollfunktionen sind umfangreich. KPI kann zum Beispiel für den automatisierten Prozess der Zollanmeldung und für die Zolltarifierung genutzt werden. Durch Simulationen lassen sich die Auswirkungen der Anpassung der Verrechnungspreise auf die Bemessungsgrundlage des Zolls ermitteln. Die Digitalisierung von Zoll- und Außenhandelsfunktionen verringert die Kosten pro Zollanmeldung, pro Lieferantenerklärung etc. Verändern sich die Rahmenbedingungen, ist es durch die vorliegenden Daten schneller möglich, zu reagieren. Kommt es zu Zollprüfungen sind digitalisierte Zollabteilungen weniger negativen Überraschungen unterworfen, denn durch den Einsatz von KPI lassen sich auch komplexere Fehlermuster enttarnen.
