Besitzt ein Unternehmen eine Zollabteilung, bedeutet dies eine deutliche Entlastung für die anderen Unternehmensbereiche. Würden Mitarbeiter anderer Abteilungen mit Zollprozessen betraut, entstünde ein zeitlicher Mehraufwand, der sich nachteilig auf die Firma auswirkt. Die Zollabteilung ist in Unternehmen, die Import- und Exportgeschäfte abwickeln, mit der kompletten Zollorganisation betraut und vermeidet im Rahmen der Zoll-Compliance Haftungsrisiken. Davon profitieren nicht nur Großunternehmen.
Für Angestellte, die mehrheitlich mit logistischen Aufgaben betraut sind, besteht ein hoher Informationsbedarf, wenn zollrelevante Faktoren eine Rolle spielen. Sind Experten im Unternehmen beschäftigt, sind diese mit der Vorgehensweise und dem gesetzlichen Rahmen betraut. Damit werden die einzelnen Produktionsschritte nicht nur zügiger abgewickelt, sondern auch sicherer.
Im Zollgeschäft gibt es strenge Auflagen. Besitzen Beschäftigte nicht die nötigen Qualifikationen und Spezialisierungen, können im Arbeitsalltag folgenschwere Fehler passieren, was die Firma vor Probleme stellt oder sogar Sanktionen zur Folge haben kann. Abhängig von der Unternehmensgröße sind einer oder mehrere Zollbeschäftigte im Amt. Unternehmen müssen zwar die firmeneigene Zollabteilung finanzieren, besitzen aber auch die Sicherheit, dass alle Vorgänge zügig erledigt werden und dabei nicht gegen bestehende Regelungen und Vorschriften verstoßen wird.
Sobald eine Firma Waren aus- oder einführt, wird das Zollrecht für das Unternehmen relevant. Beim Import und Export von Waren oder Dienstleistungen sind die im Außenwirtschaftsrecht verankerten Bestimmungen und Regelungen relevant. Der Zollabteilung in der Firma kommt eine Schlüsselrolle zu. Beim Zollbeauftragten laufen der firmeninterne Ablauf des grenzüberschreitenden Warenverkehrs und die Vorgaben des Zoll- und Außenwirtschaftsrechts zusammen.
Die Zollabteilung ist mit der Koordination der vollständigen Zollabwicklung betraut und muss alle gesetzlichen Vorgaben des Zoll- und Außenwirtschaftsrecht kennen und anwenden.
Zusammengefasst kümmern sich Zollbeauftragte und folgende Schwerpunkte:
Für die Mitarbeiter der Zollabteilungen ist ein umfassendes wie aktuelles Fachwissen im Bereich aller Zollaktivitäten relevant.
Zollbeauftragte müssen sich daher mit folgenden Themen auskennen:
Die Zollabteilung ist fest in die Unternehmensabläufe eingebunden und es bestehen enge Berührungspunkte zu anderen Unternehmensbereichen.
So ist eine reibungslose Kommunikation zwischen folgenden Abteilungen wichtig:
Daher kommen der Zollabteilung im Unternehmen auch eine Reihe an strategischen Aufgaben zu:
Auch in Sachen Zoll-Compliance macht sich eine firmeneigene Zollabteilung bezahlt. Werden externe Zolldienstleister eingeschaltet, welche sich um die Einhaltung der zollrechtlichen Vorschriften kümmern, unterliegen diese ebenfalls der Überwachung und Kontrolle durch die Geschäftsleitung des Unternehmens.
Letztlich sind die Geschäftsführer von Unternehmen, die Import und/oder Export betreiben, verantwortlich für die Einhaltung der jeweils relevanten Handels- und Zollvorschriften. Eine interne Zollabteilung kann weit schneller auf Systemfehler reagieren und diese effektiver beheben, als dies externe Zolldienstleister zeitlich wie logistisch leisten könnten.
Wie sich ein Unternehmen für die Einhaltung der gesetzlich vorgeschriebenen Ein- und Ausfuhrbedingungen starkmacht, ist ein wichtiger Maßstab für die Einschätzung der Zuverlässigkeit der Firma von behördlicher Seite.
Die Minimierung von Haftungsrisiken beim Im- und Export zählt zu den hauptsächlichen Unternehmensaufgaben. Durch die Einleitung geeigneter Maßnahmen lassen sich letztlich Bußgelder vermeiden.
Die betriebsinterne Zoll-Compliance hat eine Reihe von Vorteilen, die sich positiv auf den Unternehmensbetrieb auswirken:
Der Zollbeauftragte eines Unternehmens kann auch als Zollverantwortlicher, Ausfuhrkoordinator oder Zollermächtigter bezeichnet werden. Das Berufsbild selbst unterliegt keinen gesetzlichen Auflagen im Hinblick auf die Ausbildung. Daher ist es von besonderer Wichtigkeit, eine konkrete Stellenbeschreibung aufzustellen und die Aufgaben des Zollbeauftragten im Unternehmen genau zu definieren. Diese Regelungen müssen komplett von innerbetrieblicher Seite aus erfolgen.
Zollbeauftragte können in der Firma ganz unterschiedlichen Aufgaben nachkommen. Wichtige Kriterien hierbei sind das Tätigkeitsfeld des Unternehmens, die Warengruppen oder die Regionen, in die Exportgeschäfte getätigt werden. In vielen Unternehmen übernimmt die Zollabteilung neben der Abwicklung der reinen Zollprozesse auch steuerliche Arbeiten oder überwacht die innerbetriebliche Exportkontrolle.
Im Grunde kann jeder Mitarbeiter der Firma die Rolle des Zollbeauftragten übernehmen.
Damit die notwendige Expertise vorhanden ist, machen sich einschlägige Ausbildungen und eine möglichst mehrjährige Berufsausbildung bezahlt.
Da die Zollabteilung in der Firma zum alleinigen Ansprechpartner in Fragen des Zollrechts dekretiert wird, sind tiefgreifende wie tagesaktuelle Zollkenntnisse notwendig. Zollabteilungen in kleineren Firmen oder Unternehmen des Mittelstandes werden auch andere Aufgaben begleiten, denn in der Regel sind die anfallenden Prozesse und Arbeitsaufgabe nicht ausreichend, um eine komplette Stelle auszufüllen und damit auch wirtschaftlich zu rechtfertigen.
In Großunternehmen mit hoher Exportrate befasst sich der Zollbeauftragte allein mit dem für die Stelle definierten Aufgabengebiet. Dabei erfolgt eine enge Kooperation mit Mitarbeitern von Versand und Logistik. Seltener sind Zollbeauftragter mit den Aufgaben der Einkaufsabteilung, der Buchhaltung oder des Vertriebs vertraut.
Nicht abreißen darf der Kontakt der Zollabteilung zur Führungsetage des Unternehmens. Der Zollbeauftragte hat alle die Zollabwicklung betreffenden Prozesse an die Geschäftsführung weiterzuleiten.
In Deutschland greift kein Unternehmensstrafrecht. Kommt es in diesem Kontext zu Ordnungswidrigkeiten, Pflichtverletzungen oder Straftaten, werden natürliche Personen dafür zur Rechenschaft gezogen. Eventuell kann sich daraus für den Zollbeauftragten ein Haftungsrisiko ergeben. Die Handhabung der Haftung ist von der Art und Schwere des zugrundeliegenden Verstoßes abhängig. In der Praxis werden Verstöße gegen das Außenwirtschaftsrecht strenger geahndet, da sie in der Hierarchie über dem Zollrecht einzuordnen sind.
Fahrlässiges Handeln liegt vor, wenn der Zollbeauftragte keine naheliegenden Überlegungen angestellt hat oder sich Nachlässigkeiten in der Arbeitsweise der Zollabteilung nachweisen lassen. Fahrlässigkeit ist juristisch als Ordnungswidrigkeiten zu werten und zieht Geldstrafen nach sich. Vorsätzliches Handeln dagegen wird als Straftat angesehen.
Generell können Verstöße in zwei unterschiedliche Gruppen eingeteilt werden:
Arbeitsfehler sind in der Regel Einzelfälle oder deren Auftreten ist zumindest äußerst selten. Unternehmen sind grundsätzlich im Hinblick auf zollrechtliche Prozesse gut aufgestellt. Für Arbeitsfehler haftet in der Regel die Firma, auch wenn der Zollbeauftragte dafür verantwortlich zu machen ist. Eine Grundlage für die Bewertung stellt dar, ob alle Arbeitsschritte von der Zollabteilung befolgt und verantwortungsbewusst erledigt wurden.
Zu einem Fehler im System kommt es, wenn es dem Unternehmen an entsprechenden Strukturen fehlt, um die vorschriftsmäßige Abwicklung der zollrelevanten Prozesse sicherzustellen. Systemfehler stehen in der Hierarchie über dem Arbeitsfehler. Zollbeauftragte sollten die im Unternehmen anfallenden Zollprozesse detailliert festhalten. Von Vorteil ist die Aufnahme der Prozesse als mit geltenden Unterlagen im Sinne der ISO 9001. Zollbeauftragter und Qualitätsmanagementbefugte sind somit in der Lage, mithilfe firmeninterner Audits die Rechtmäßigkeit der Prozesse zu prüfen.
